GM Assistant

at  AbbVie

Company Description
AbbVie’s mission is to discover and deliver innovative medicines and solutions that solve serious health issues today and address the medical challenges of tomorrow. We strive to have a remarkable impact on people’s lives across several key therapeutic areas – immunology, oncology, neuroscience, and eye care – and products and services in our Allergan Aesthetics portfolio. For more information about AbbVie, please visit us at www.abbvie.com. Follow @abbvie on Twitter, Facebook, Instagram, YouTube and LinkedIn.

Job Description

• Soporte directo a la Gerencia general de Cluster Sur.
• Organización y coordinación integral de agenda y otros requeridos.
• Soporte en el seguimiento de procesos, programas y otras cuestiones de índole administrativa.
• Responsable por la ejecución y posterior seguimiento de rendición de gastos y otros procesos administrativos relacionados.
• Responsable por la gestión de OCs y facturas relacionadas con proyectos que surgen de la Gerencia General.
• Coordinación de la logística sobre viajes de la Gerencia general, incluyendo la gestión de aéreos, hoteles, traslados, documentación y/u otros que correspondan.
• Facilitar y colaborar en la dinámica de comunicación entre el equipo de liderazgo y la Gerencia General con el fin de lograr agilidad y eficiencia en la organización de tiempos y agendas, al mismo tiempo que garantizar el foco sobre temas críticos y/o prioritarios.
• Contacto permanente con Asistente de Region LATAM, Internacional u otros, según corresponda, para garantizar una efectiva comunicación en cuestiones de agenda, eventos, presentaciones y organización de visitas y/o viajes de la Gerencia General.
• Mantener comunicación con los Stakeholders claves asegurando la conexión en tiempo y forma entre Gerencia General y cada uno de ellos.

• Coordinación, organización y seguimiento de reuniones entre Gerencia General y el equipo de liderazgo.

• • Gestión de firmas para actas de directorio, contratos y presentaciones que requieren firma de Gerencia general;
• Colaboración en la instrumentación de documentos que requieren intervención de Gerencia general;
• Soporte en generación de OCs y gestión de pago de facturas.
• Contribución en el área de legales para la gestión de tareas administrativas. Incluyendo:
• Colaboración con el equipo de liderazgo (AMT) en la gestión de rendición de gastos u otras cuestiones de índole administrativa cuando fuera necesario.
• Asegurar el manejo oportuno de la información confidencial de acuerdo con los procesos de la compañía y/o lineamientos de las Gerencia General y/o el equipo de liderazgo

QUALIFICATIONS

• Licenciatura en áreas administrativas afin.
• Experiencia al menos 5 años en posiciones relacioandas.
• Agilidad
• Buen relacionamiento
• Manejo de múltiples tareas y stakeholders
• Criterio de prioridades/urgencias
• Excelente manejo de la confidencialidad
• Inglés requerido en nivel avanzado
  Additional Information
  AbbVie is an equal opportunity employer and is committed to operating with integrity, driving innovation, transforming lives, serving our community and embracing diversity and inclusion. It is AbbVie’s policy to employ qualified persons of the greatest ability without discrimination against any employee or applicant for employment because of race, color, religion, national origin, age, sex (including pregnancy), physical or mental disability, medical condition, genetic information, gender identity or expression, sexual orientation, marital status, status as a protected veteran, or any other legally protected group status. US & Puerto Rico only - to learn more, visit https://www.abbvie.com/join-us/equal-employment-opportunity-employer.htm

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