HR Specialist Administration (w/m/d)

at  OTTO GMBH CO KG

HR Specialist Administration | HR Services & Processing (w/m/d)
Das HR-Contracts- und Studentmanagement Team verantwortet die Vertragserstellung für Mitarbeitende sowie Studierende für die Otto (GmbH & Co KG) sowie für diverse Hamburger Konzerngesellschaften. Darüber hinaus erfolgt die Personaladministration für diverse Zielgruppen im Team. Dabei wird permanent der Anspruch verfolgt, Prozesse so schlank und effizient wie möglich zu gestalten bei gleichzeitig hoher Qualität und Professionalität. Die Philosophie ist, die Digitalisierung von Prozessen und den Einsatz von App-Technologien für Mitarbeiter*innen- und Führungskräfte-Self-Services konsequent voranzutreiben.
Viele sprechen von „Homeoffice“ – wir von „hybrid oder mobile Work“: Unsere Teams entscheiden gemeinsam mit ihrer Führungskraft, welches Gleichgewicht aus mobilem Arbeiten (remote) und Präsenzzeiten vor Ort für sie sinnvoll ist. Wir sind jeweils an mehreren Tagen pro Woche auf dem Campus und schätzen den Austausch untereinander sehr.
Der Job ist auf 2 Jahre befristet.

Dein Impact

• Du verantwortest die Erstellung von Verträgen und bearbeitest die Einstellungs- und Austrittsmaßnahmen in SAP.
• Die Durchführung von Vertragsveränderungen – insbesondere für Studierende – sowie die Erstellung von Zeugnissen und Bescheinigungen legen wir vertrauensvoll in deine Hände.
• Du bearbeitest das Formular- und Vertragswesen und unterstützt den Onboardingprozess für neue Mitarbeitende.
• Mit deiner gewissenhaften Arbeitsweise übernimmst du die sozialversicherungsrechtliche Prüfung von Praktikantenverträgen und führst Mindestlohnprüfungen durch.
• Im SAP-System arbeitest du u.a. mit der elektronischen Personalakte.
• Die Korrespondenz mit den Fachbereichen und Mitarbeitenden zu unterschiedlichen Personalthemen übernimmst du gerne.
• Das Bearbeiten der Eingangspost sowie die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen von Bewerber*innen liegen in deinem Aufgabengebiet.
• Du bringst dich aktiv ein, um Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren.

Du bist dir nicht sicher, ob die Stelle zu dir passt? – Gerne stellen wir den Kontakt zu Kim-Sarah Lötje aus dem Fachbereich her. Du möchtest dein künftiges Team und deinen Arbeitsplatz live erleben? – Im Rahmen deines Bewerbungsprozesses hast du zu einem späteren Zeitpunkt die Möglichkeit dazu.
Dein Profil

Must-have:

• Du bringst eine kaufmännische Berufsausbildung oder ein abgeschlossenes Bachelorstudium im Bereich Personalmanagement oder vergleichbare Qualifikation mit und du hast bereits praktische Erfahrungen in einem Personalbereich gesammelt.
• Du bringst Interesse an Personalarbeit in großen Unternehmen mit und kannst dich für digitale Prozesse begeistern.
• Auf deine sichere Beherrschung des MS-Office-Pakets (insb. Excel und Word) können wir uns verlassen.
• Dein Sprachniveau: Deutsch C2 und Englisch A2

Nice-to-have:

• Die Arbeit mit SAP HCM oder Success Factors bereitet dir große Freude.
• Ein hohes technisches Verständnis sowie eine große Leidenschaft für Schnittstellenthemen zeichnen dich aus.

Deine Benefits

• Work-Life-BalanceHybrides Arbeitsmodell, Activity Based Working, flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit), 37,5h-Woche, 30 Urlaubstage, Workation- und Sabbatical-Option
• Vergütung & ZusatzangeboteUrlaubs- und Weihnachtsgeld, 15 % Personalrabatt sowie zahlreiche Benefits & Mitarbeiterangebote (z. B. Events, Reisen), Altersvorsorgemodelle, Möglichkeit zur Kapitalbeteiligung, Relocation-Angebot
• Fachliche & persönliche Entwicklung2-wöchiges Onboarding, Weiterbildungsangebote wie z. B. die OTTO-Akademie, digitale Lernplattformen – u. a. Masterplan, Coaching & Mentoring, Hospitationen, Entwicklungsprogramme, Führungs- und Expertenlaufbahn, Teilnahme-Option an Fachkonferenzen
• Gesundheit & WohlbefindenÜber 30 Betriebssportarten, Meditationsraum, Achtsamkeits- und Stressmanagementkurse, Angebote für Eltern, betriebsärztliche & psychosoziale Beratung
• Kultur & ZusammenarbeitCommunities & Netzwerke, Coworking & Social Spaces, Leading Principles, regelmäßige Mitarbeiterbefragungen, kostenfreie Heißgetränke und vielfältiges – auch veganes – Essensangebot, Paketshop
• MobilitätDeutschlandticket für 30 €, kostenfreie Parkplätze, e-Ladesäulen, StadtRAD-Stationen

& viele Benefits mehr!
Das HR-Contracts- und Studentmanagement Team verantwortet die Vertragserstellung für Mitarbeitende sowie Studierende für die Otto (GmbH & Co KG) sowie für diverse Hamburger Konzerngesellschaften. Darüber hinaus erfolgt die Personaladministration für diverse Zielgruppen im Team. Dabei wird permanent der Anspruch verfolgt, Prozesse so schlank und effizient wie möglich zu gestalten bei gleichzeitig hoher Qualität und Professionalität. Die Philosophie ist, die Digitalisierung von Prozessen und den Einsatz von App-Technologien für Mitarbeiterinnen- und Führungskräfte-Self-Services konsequent voranzutreiben.
Viele sprechen von „Homeoffice“ – wir von „hybrid oder mobile Work“: Unsere Teams entscheiden gemeinsam mit ihrer Führungskraft, welches Gleichgewicht aus mobilem Arbeiten (remote) und Präsenzzeiten vor Ort für sie sinnvoll ist. Wir sind jeweils an mehreren Tagen pro Woche auf dem Campus und schätzen den Austausch untereinander sehr.
Der Job ist auf 2 Jahre befristet.
Das HR-Contracts- und Studentmanagement Team verantwortet die Vertragserstellung für Mitarbeitende sowie Studierende für die Otto (GmbH & Co KG) sowie für diverse Hamburger Konzerngesellschaften. Darüber hinaus erfolgt die Personaladministration für diverse Zielgruppen im Team. Dabei wird permanent der Anspruch verfolgt, Prozesse so schlank und effizient wie möglich zu gestalten bei gleichzeitig hoher Qualität und Professionalität. Die Philosophie ist, die Digitalisierung von Prozessen und den Einsatz von App-Technologien für Mitarbeiterinnen- und Führungskräfte-Self-Services konsequent voranzutreiben.
Viele sprechen von „Homeoffice“ – wir von „hybrid oder mobile Work“: Unsere Teams entscheiden gemeinsam mit ihrer Führungskraft, welches Gleichgewicht aus mobilem Arbeiten (remote) und Präsenzzeiten vor Ort für sie sinnvoll ist. Wir sind jeweils an mehreren Tagen pro Woche auf dem Campus und schätzen den Austausch untereinander sehr.
Der Job ist auf 2 Jahre befristet

Please refer the Job description for details