Lead Executive Assistant

at  HARMAN International

Location:
Szekesfehervar - Fejer, Hungary - Holland
Job Family:
General & Administration
Worker Type Reference:
Regular - Permanent
Pay Rate Type:
Salary

DESCRIPTION & REQUIREMENTS

Feladatok:

• Minden irodai tevékenység végrehajtása, felügyelete és koordinálása, amely a következő vezetői köröket érinti: VP Hungary Operations, Elektronika gyárigazgató, ügyvezető igazgatók
• A VP Hungary Operations szervezetébe tartozó executive asszisztensek betanítása, szakmai támogatása és vezetése
• Az üzleti tevékenységek koordinálása a következő vezetői körök támogatása érdekében: VP Hungary Operations és VP HR Global Operations
• VP Hungary Operations és VP HR Global Operations naptárjainak kezelése, megbeszélesek szervezése és koordinálása
• E-mailek kezelése és nyomon követése;
• Kapcsolattartás és adatbázisok kezelése;
• Feladat menedzsment;
• Fájl menedzsment;
• Utazásszervezések lebonyolítása;
• Költségjelentések elkészítése / áttekintése és jóváhagyása VP + igazgatónak;
• Riportok készítése
• Prezentációk készítése, gyári prezentáció karbantartása
• Jegyzőkönyvek vezetése ( VP területi 1:1 megbeszélések, Gyári havi menedzsment akciólista)
• Managerek segítése asszisztensi feladatokkal
• Meetingroomok koordinálása
• Belső utasítások rendszerének kezelése
• Gyári és folyamatcélok összegyűjtése, koordinálása
• Titkársági tevékenység
• Aktív részvétel a vezetés projektjeiben
• Management jegyzőkönyvek vezetése, akciók felkövetése
• Management dokumentációs rendszer karbantartása és koordinálása
• Munkautasítások és eljárási utasítások követése, aktualizálása és előkészítése
• Havi jelentések és eseti statisztikák készítése
• Megbeszélések infrastruktúrájának előkészítése, koordinálása
• Szabadságtervek készítése, koordinálása
• Gyári szervezeti diagrammok vezetése, aktualizálása
• Szerződések jóváhagyási és aláírási folyamatának felkövetése és menedzselése, a szerződés tár kiépítése és karbantartása
• Rendezvények szervezése
• Magyarorszsági Harman Operation Indirect igénylők koordinációja, jóváhagyási lánc felkövetése (CAB folyamat)

Elvárások:

• Főiskolai diploma
• 5 év hasonló területen szerzett tapasztalat
• Folyékony angol nyelvtudás + német előny
• Kiváló szóbeli és írásbeli kommunikációs készség
• Professzionális MS Office használat

Important Notice: Recruitment Scams
Please be aware that HARMAN recruiters will always communicate with you from an ‘@harman.com’ email address. We will never ask for payments, banking, credit card, personal financial information or access to your LinkedIn/email account during the screening, interview, or recruitment process. If you are asked for such information or receive communication from an email address not ending in ‘@harman.com’ about a job with HARMAN, please cease communication immediately and report the incident to us through: harmancareers@harman.com.
HARMAN is proud to be an Equal Opportunity / Affirmative Action employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, religion, color, national origin, gender (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sexual orientation, gender identity, gender expression, age, status as a protected veteran, status as an individual with a disability, or other applicable legally protected characteristics.

Please refer the Job description for details