Management Assistent

at  HEMA

WERK JIJ MEE AAN EEN BETER ALLEDAAGS LEVEN IN EEN MOOIERE WERELD?

Beschik jij over een goede dosis enthousiasme en neem je graag initiatief? Je houdt van sociaal contact en bent organisatorisch sterk? Dan ben jij de persoon die we zoeken! We zijn op zoek naar een Management Assistent voor ons Support Office HEMA BeLux in Regio Brussel.
Hier doe je het voor
Als Management Assistent ben je de rechterhand van onze Regional Country Director (Be-Lux-De-At) en rapporteer je aan haar. Je bent ook het visitekaartje van HEMA. Eerste contacten lopen vaak via jou, via e-mail of per telefoon. Dankzij je professionalisme en je talent voor administratie en organisatie, win je snel het vertrouwen van het management.

Jouw hoofdtaken zijn verdeeld in twee grote onderdelen:

• Ondersteuning van de BeLux directie
• Officemanagement

Ondersteuning management

Je geeft administratieve ondersteuning aan het directie-team en neemt ook initiatieven om verbeteringen in de verschillende processen voor te stellen:

• Agenda beheer: meetings en afspraken inplannen, planningen opmaken, …
• Mail beheer: digitaal archiveren, mails schikken, …
• Facturatie nakijken en opvolgen
• Verschillende evenementen organiseren van A tot Z : voor de catering zorgen, huur van de locatie, communicatieplan opstellen rondom het event, planning van het event opstellen en beheren,…
• Communicaties opstellen in het Nederlands, Frans en Engels
• Voorbereiden van presentaties in PowerPoint en/of Excel

Officemanagement

Je zorgt voor het optimaal functioneren van het Support Office:

• Beantwoorden van telefoons en deze doorsturen naar de correcte personen of boodschappen aannemen
• Onthaal van bezoekers
• Postverdeling
• Bestellingen opmaken voor alle benodigdheden op het Support Office om het dagelijks leven van jouw collega’s beter, leuker en makkelijker te maken, o.a. enveloppes en schrijfwaren, keukenmateriaal, dranken voor de drankmachine, koffie, …
• Cadeaubestellingen voor verschillende zaken: trouw, geboorte, begrafenis, kerst, Sinterklaas, …
• Beheer van de garageplaatsen

Dit breng jij mee naar HEMA

• Je bent tweetalig Nederlands-Frans en hebt een zeer goede kennis van Engels
• Je hebt een relevante ervaring in een gelijkwaardige functie
• Je hebt een Bachelor denkniveau
• Je hebt een uitstekende kennis van het Microsoft Officepakket (Excel, PowerPoint, Word) en Outlook
• Je werkt gestructureerd en kan goed prioriteiten stellen
• Je bent flexibel en kan gemakkelijk omgaan met veranderingen
• Je kan zelfstandig werken en durft initiatieven nemen
• Je bent enthousiast en positief ingesteld
• Je bent discreet en respecteert het beroepsgeheim

Dit haal je bij HEMA
Een gevarieerde en afwisselende functie met verantwoordelijkheid binnen een professionele, dynamische organisatie.
Je krijgt een fulltime contract (3 of 4/5de bespreekbaar) van onbepaalde duur. Jouw salaris wordt aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, groeps- en overlijdensverzekering, personeelskorting, smartphone, laptop

Please refer the Job description for details