Management-ondersteuner

at  Gemeente Deventer

mbo
16 uur
€ 2700 - € 3831 (schaal 7, per 1 oktober 2024)
Met jouw organisatietalent zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt, zodat het management zich kan focussen op hun kerntaken. Ben jij klaar om met jouw talenten het verschil te maken? Als managementondersteuner bij het CIO-bureau ben je een onmisbare schakel in ons team!
Jouw werk
Jouw taken zijn veelzijdig en vereisen een hoge mate van zelfstandigheid en pro-activiteit. Je ondersteunt het management van het CIO-bureau (de teammanager en de groepsmanager) en helpt hen om hun werk zo efficiënt mogelijk te doen.
Het CIO-bureau is een gloednieuw team binnen de gemeente en is 1 september 2024 gestart. Dit betekent dat je niet alleen ondersteunt, maar ook actief meebouwt aan de opbouw van het team. Een unieke kans om echt je stempel te drukken op de ontwikkeling van het team!
In jouw rol werk je nauw samen met beide managers. Je beheert hun agenda’s en mailboxen en neemt zoveel mogelijk werk uit handen. Dit varieert van het verwerken van ziek- en betermeldingen, het bijhouden van managementinformatie, tot het verwerken van facturen en het bewaken van diverse interne processen. Daarnaast bereid je vergaderingen voor, zorg je voor de notulen en houd je de voortgang van actiepunten en afspraken scherp in de gaten.
Je bent de oren en ogen van het team. Je houdt de voortgang van taken in de gaten en spreekt verantwoordelijken aan waar nodig. Ook zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers een warm welkom krijgen en begeleid je hen tijdens hun inwerkperiode. Jij bent degene die ervoor zorgt dat zij zich snel thuis voelen in het team. Daarnaast ondersteun je het team bij het voorbereiden van directiebesluiten en het verzamelen van documenten. Ook interne communicatie en het plaatsen van berichten op de Sharepoint-pagina van het CIO-bureau vallen onder jouw verantwoordelijkheden.
Over jou
Het team bestaat uit ongeveer 45 collega’s. Het is een divers team met verschillende disciplines (vakgroepen). Daarom kun jij schaken op 10 borden tegelijk en houd jij het overzicht. Jij vindt het echt leuk om het werk van een ander een stuk makkelijker te maken. Als organisatietalent kan jij zowel zelfstandig, als in teamverband werken.
Daarnaast durf je jezelf goed te laten zien. Je bent benaderbaar, nieuwsgierig en betrokken. Andersom durf jij ook anderen te benaderen, durf je om hulp te vragen en initiatief te nemen.
Jouw ervaring

Please refer the Job description for details