Medewerker Contractbureau

at  Hogeschool Utrecht

Wat je gaat doen bij Hogeschool Utrecht
Jij houdt je als medewerker van het Contractbureau bezig met de ondersteuning van processen die dicht op het post-initieel onderwijs zijn georganiseerd zoals het inschrijven van een cursist of het organiseren van een toets. Je werkt in grote mate zelfstandig voor een aantal opleidingen en cursussen. Dit doe je binnen een deskundig team. In nauw contact met het onderwijs zorg jij ervoor dat de dienstverlening richting de cursist optimaal verloopt. Je faciliteert en monitort het proces van aanmelding tot certificering. Eventuele knelpunten signaleer je tijdig en je gaat in gesprek met betrokken collega’s om deze op te lossen. Je bent gedreven om de dienstverlening aan cursisten en het onderwijs te verbeteren.
Je werkdag
Het werken binnen ons team is heel afwisselend en hoe je dag eruit ziet hangt in grote mate af van het type opleiding dat je ondersteunt. Een voorbeeld van hoe een werkdag eruit kan zien is:
Het is dinsdag en je werkdag start rond 9 uur bij ons op kantoor op Domstad. Je pakt een lekkere bak koffie of thee en klapt je laptop open. Je werpt een blik op je planning en bereidt je voor op het werkoverleg dat je vandaag hebt met je collega’s van het contractbureau.
Na het werkoverleg handel je alle vragen en ad hoc klusjes af die binnen zijn gekomen via de mail. Ondertussen word je gebeld door de opleiding of een cursist met een vraag of een verzoek. Het is nu inmiddels lunchtijd en de zon schijnt. De werksfeer op het contractbureau is erg gezellig en daar hecht het team ook waarde aan. Tijdens de pauze ga je daarom samen met een aantal collega’s gezellig wandelen en lunchen.
Na de lunch ga je aan de slag met een diploma-uitreiking. Omdat het een grote uitreiking is, heb je tijdens het werkoverleg aan je collega’s gevraagd of iemand nog tijd heeft om je even te helpen. Een van je collega’s helpt je daarom met het uitprinten en voorbereiden van de certificaten. Je vraagt vervolgens aan je collega’s van de opleiding om de certificaten nog even te controleren. Voordat je de uitnodigingen verstuurt, controleer je of de juiste ruimte beschikbaar is en regel je de catering en bloemen.
Tot slot handel je nog even wat laatste mailtjes af, je klapt je laptop dicht en gaat naar huis.
Wij bieden jou
Bij ons krijg je de mogelijkheid om te werken aan studentsucces en een voortrekkersrol te pakken bij de aanpak van maatschappelijke opgaven in de regio. Daarnaast bieden wij goede arbeidsvoorwaarden om te komen werken bij de HU:
Je krijgt een tijdelijk contract (D4) met een omvang van 0,8 fte, voor de periode januari t/m juli 2025 (eerder starten is in overleg mogelijk). Dit vanwege zwangerschapsverlof van een collega. Interne sollicitanten behouden hun huidige contractvorm. Er zal dan gewerkt worden met een detachering.
Afhankelijk van je kennis en vaardigheden zullen je verantwoordelijkheden en takenpakket worden bepaald. Op basis hiervan vindt inschaling plaats in schaal 7, met minimum salaris van €2.805,93 en een maximum van € 3.740,78 bij een voltijd-aanstelling.
Daarboven ontvang je een vakantietoeslag van 8% en bovendien een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar en een internetvergoeding van €37,50 netto per maand bij een voltijd-aanstelling. Uiteraard behoort het tot de mogelijkheden om een deel van je dienstverband thuis te werken, daarvoor krijg je een thuiswerkvergoeding €2,35 netto per dag.
Een NS Business Card zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn. Kom je toch liever met de auto of de fiets? Dan krijg je een uitstekende kilometervergoeding.
Wij bieden je uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden via het eigen HU Ontwikkelportaal.
Bij een fulltime dienstverband van 40 uur heb je ca 53 dagen verlof, waaronder de feestdagen en verplichte vrije dagen. Daarnaast krijg je ieder jaar 45 duurzame inzetbaarheidsuren.
Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken. en bieden wij je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van leuke extra’s zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness. Samen met de sociale partners streven we naar afspraken die echt werken en uitgaan van goed werkgeverschap en goed werknemerschap.
Jouw profiel
Wij willen natuurlijk graag dat jij bij ons succesvol wordt in jouw nieuwe baan. Je herkent jezelf in de drie HU kerncompetenties: Resultaatgerichtheid, Samenwerken en Initiatief. We ontvangen van jou graag jouw motivatie en een overzicht van je ervaring. In jouw cv lezen we in ieder geval dat jij:
Beschikt over een afgeronde mbo niveau 4 opleiding en hbo werk- en denkniveau.
Ervaring hebt met het werken in processen en het continu verbeteren daarvan.
Ervaring of affiniteit hebt met diverse systemen (Studievolgsysteem, roostersysteem, inzetplanningssysteem.
Ervaring met Osiris is een pre.
Naast de kennis en ervaring die je in huis hebt, vinden wij het minstens zo belangrijk wie je bent.
Klantvriendelijkheid en een flexibele werkhouding zijn vanzelfsprekend voor jou. Je denkt niet in problemen, maar in oplossingen. Je bent in staat om gemakkelijk te schakelen tussen verschillende partijen en denkt mee over hoe wij onze dienstverlening nog verder kunnen ontwikkelen. Het werken met diverse systemen en programma’s om ons onderwijs mogelijk te maken gaat je makkelijk af. Je bent nauwkeurig, leergierig en stressbestendig. Je bent een teamspeler die zowel zelfstandig als in teamverband kan werken.
Jouw ontwikkelingsperspectief
Bij Hogeschool Utrecht zijn er heel veel mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien. Wij helpen je bij jouw ontwikkeling; of dit nu gaat om kennisuitbreiding, coaching of om de volgende stap in je carrière. Bij ons kun je jezelf blijven ontwikkelen in een uitdagende en maatschappelijk georiënteerde omgeving waarbij plezier centraal staat. Kansen zijn er altijd. Het is aan jou om deze kansen te pakken.
Jij komt werken bij Hogeschool Utrecht
Hogeschool Utrecht (HU) is een grote gemeenschap van bijna 40.000 studenten en ruim 4.000 docenten, onderzoekers en medewerkers. Wij werken intensief samen met de beroepspraktijk en met elkaar. Hier komt alles samen. Want hoe meer wij samen optrekken, hoe beter we in staat zijn om onze studenten en professionals te leren werken aan oplossingen voor de vraagstukken van nu. De HU-gemeenschap is open, rechtvaardig en duurzaam en zo geven we vorm aan de beroepspraktijk, de maatschappij en de professionals van de toekomst.
De HU is gevestigd op het Utrecht Science Park en in Amersfoort. We bieden hoger beroepsonderwijs aan op drie niveaus: associate degree, bachelor en master. En recent is daar een niveau bijgekomen, namelijk dat van het professional doctorate. Met ons onderzoek hebben we (regionale) impact én creëren we een omgeving waarin we studenten opleiden tot professionals die in staat zijn hun beroepspraktijk te innoveren.
De werkomgeving
De afdeling Contractbureau binnen de dienst Bedrijfsvoering bestaat uit 20 medewerkers die zich bezighouden met onderwijslogistieke taken voor het cursusonderwijs. Je standplaats is locatie Domstad, daarnaast vraagt het werk soms ook dat je aanwezig bent op Utrecht Science Park.
Solliciteren
Hogeschool Utrecht haalt ontwikkeling en inspiratie uit verscheidenheid aan gender, kleuren en culturen. Iedereen die zich herkent in het profiel en graag deze rol zou komen vervullen, is van harte welkom om te reageren. Solliciteren kan uitsluitend online tot en met 10 november 2024.
Ben je enthousiast maar heb je nog vragen? Neem dan contact op met Delilah Grobben, Manager Contractbureau, via delilah.grobben@hu.nl. Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Jacqueline de Moor (corporate recruiter), via jacqueline.demoor@hu.nl, of bel 06 14 32 82 34.
We hebben onze eerste gesprekken gepland op 21 november 2024. Een tweede gesprek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Wat ons betreft kun je direct starten, we bepalen samen wat jouw startdatum wordt.
De sollicitatieprocedure is te vinden in de sollicitatiecode op onze site https://www.hu.nl/werkenbij/arbeidsvoorwaarden.
Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG maken deel uit van de sollicitatieprocedure.
Reageer vóór 11 november 202

Please refer the Job description for details