Office Manager

at  DeterTech

Wir suchen einen PA I Administration & Office Manager für eine sichere Zukunft: Bei DeterTech sorgen wir jeden Tag für die Sicherheit unserer Kunden, um die Welt zu einem sicheren Ort zu machen. Dank unseren innovativen Mietlösungen für die temporäre Absicherung von unbewachten Orten und Objekten, geben wir unseren Kunden pro-aktiven Diebstahlschutz. Werden Sie ein wichtiges Mitglied in unserem großartigen Team.

Ihre Aufgaben - Gemeinsam für eine sichere Zukunft

• Kalender-Management: Effiziente Organisation und Verwaltung des Terminkalenders des Management-Teams, einschließlich Sitzungen, Termine und Reisevorbereitungen
• Kommunikation: Bearbeitung von E-Mails, Telefonanrufen und sonstiger Korrespondenz im Namen des Management-Teams mit prompter und professioneller Beantwortung
• Koordinierung von Besprechungen: Erfassen von Folgemaßnahmen während der Sitzungen, Einhaltung des Protokolls und Sicherstellung, dass den Teilnehmern alle erforderlichen Materialien zur Verfügung gestellt werden
• Reisevorbereitungen: Planung und Buchung von Reisearrangements für das Management und das operative Team, Koordinierung von Flügen, Unterkünften und Bodentransport
• Vertraulichkeit: Wahrung der Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen und Dokumenten in Bezug auf den General Manager und das Unternehmen
• Priorisierung von Aufgaben: Mithilfe bei der Priorisierung von Aufgaben und Projekten, um sicherzustellen, dass die Zeit des Generalmanagers effizient und effektiv genutzt wird
• Vorbereitung von Dokumenten: Verfassen, Korrekturlesen, Übersetzen und Bearbeiten von Dokumenten, Präsentationen, Marketingmaterialien und Berichten nach Bedarf
• Büromanagement: Verwaltung des täglichen Bürobetriebs, einschließlich Einrichtung von Besprechungsräumen, Bestellung von Büromaterialien und Sicherstellung eines ordentlichen Erscheinungsbilds des Büros
• Empfang und Gästebetreuung: Empfang und Betreuung von Gästen. Erster Ansprechpartner für Anfragen und Anliegen
• Besondere Projekte: Unterstützung des General Managers bei verschiedenen Sonderprojekten und - aufgaben, die ihm zugewiesen werden

Ihre Qualifikation - Machen Sie den Unterschied

• Tertiäre Ausbildung
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als persönlicher Assistent oder in einer ähnlichen Verwaltungsfunktion zur Unterstützung von Führungskräften des oberen Managements
• Microsoft-Kenntnisse sind unerlässlich, insbesondere MS Teams und Outlook
• Erfahrung in der Arbeit für mit privatem Beteiligungskapital finanzierte Unternehmen

Persönliche Attribute:

• Organisatorische Fähigkeiten: Ausgeprägtes Organisationstalent und Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen. Sowie eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise.
• Kommunikation: Professionelles und freundliches Auftreten sowie starke Serviceorientierung nach innen und außen
• Diskretion: Nachgewiesene Fähigkeit, sensible Informationen vertraulich und integer zu behandeln
• Zeitmanagement: Effizientes Zeitmanagement, um die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben und Fristen zu gewährleisten
• Proaktivität: Ein proaktiver Ansatz, um Bedürfnisse zu erkennen und Probleme zu lösen, bevor sie entstehen
• Anpassungsfähigkeit: Flexibilität, um sich an wechselnde Prioritäten anzupassen und in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten
• EDV - Kenntnisse: Sicheres Anwenden aller relevanten MS Office-Programme
• Eigeninitiative: Fähigkeit, die Initiative zu ergreifen und unabhängig zu arbeiten

Ihre Vorteile

• Arbeiten in einem tollen Team
• Finanzielle Sicherheit durch einen unbefristeten Arbeitsvertrag und einem attraktiven Festgehalt
• 30 Tage Urlaub
• Betriebliche Altersvorsorge und Zusatzkrankenversicherung (Zahnersatz und stationäre Behandlung im Zweibettzimmer inkl. Chefarztbehandlung) für Sie und Ihre Familie
• Firmenhandy und Laptop
• Flache Hierarchien und hervorragende Karrierechancen in einem schnell wachsenden Unternehmen

About DeterTech
We specialize in delivering innovative solutions and exceptional services to meet the diverse needs of our clients. With a strong commitment to quality and customer satisfaction, we strive to exceed expectations and drive success in every project we undertake.

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