Office Manager

at  Speos

JE VERANTWOORDELIJKHEDEN OMVATTEN:

• In nauwe samenwerking met de ochtendreceptionist ervoor zorgen dat bezoekers op kantoor op een professionele manier worden begroet en dat inkomende telefoongesprekken professioneel worden afgehandeld; ervoor zorgen dat bezoekers ’s middags worden begroet en dat telefoongesprekken professioneel worden afgehandeld;
• Badges en toegang tot het gebouw beheren in overeenstemming met de veiligheidsregels en -normen van de organisatie;
• Opzetten en verlenen van administratieve ondersteuning voor het beheer van inkomende en uitgaande correspondentie, evenals het beheer van vervoerders voor handmatige productiezendingen;
• In samenwerking met de algemene diensten toezicht houden op de bevoorrading (kantoorbenodigdheden, commissariaat, enz.), het onderhoud en de goede werking van het kantoor, vergaderzalen en niet-IT-apparatuur;
• Ter ondersteuning van collega’s van Human Resources en indien nodig, bijdragen aan de administratieve follow-up van werving, verwelkomen van nieuwe collega’s, beheren van verzoeken en vragen van personeel of HR-projecten;
• Helpen bij het vergemakkelijken van de communicatie tussen de verschillende afdelingen, het organiseren van interne en externe vergaderingen en evenementen, het opstellen en verspreiden van interne communicatie via verschillende kanalen (tv, tools, enz.) en het archiveren van interne documentatie;
• Naar behoefte administratieve ondersteuning bieden aan de financiële afdeling, bijv. administratieve follow-up van leveranciers, openbare en financiële instellingen, boekingen van zakenreizen, enz;
• Identificeren en voorstellen van verbeteringen aan administratieve processen, definiëren en implementeren van procedures om de soepele werking, efficiëntie en productiviteit van het kantoor te verbeteren.

Please refer the Job description for details