Onthaalmedewerker examencommissie

at  Ahovoks

Spreekt het je aan om de verantwoordelijkheid over de onthaalbalie van het examencentrum van de Examencommissie secundair onderwijs in handen te nemen? Hou je ervan om het eerste aanspreekpunt te zijn van je organisatie en ben je organisatorisch en administratief sterk?
De onthaalmedewerker zorgt voor een vriendelijke ontvangst van de kandidaten en een vlotte start van de examens zodat elke kandidaat in optimale omstandigheden examens kan afleggen. Je werkt samen met de floormanager, toezichters, planners, applicatiebeheerders en je collega’s aan de onthaalbalie.
Je houdt van contact met jonge mensen, een afwisseling in je job, je werkt graag samen met verschillende teams in het examencentrum en houdt van flexibele werkuren (die kunnen variëren tussen 7u30 en 18u).
Er wordt naar aanleiding van deze vacature een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van onthaal- en/of administratief medewerker waar andere diensten van de Vlaamse Overheid beroep op kunnen doen.
Solliciteer vandaag nog als jij de persoon bent die we zoeken.
Jouw activiteiten als onthaalmedewerker:
Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse praktische organisatie van examens en inzagemomenten.
Je beheert de archieven van de Examencommissie en zoekt informatie over kandidaten en examenperiodes op.
Je werkt mee de procedures uit die gevolgd worden aan de balie.
Je maakt documenten (aanstellingscontracten, dienstovereenkomsten, examendocumenten) klaar voor externe medewerkers en zorgt voor de verzending.
Je maakt aanwezigheidslijsten voor examens.
Je maakt documenten (inschrijvingsbewijzen, rapporten, diploma’s) klaar voor kandidaten en zorgt voor de verzending.
Je beheert mee de voorraad voor het examencentrum en plaatst bestellingen.
Je controleert de examenruimtes en zorgt ervoor dat ze volledig in orde zijn.
Je maakt afspraken met de floormanager, planners, applicatiebeheerders en teamleider.
Je bespreekt de planning van de examendag met je collega’s aan de onthaalbalie en geeft richtlijnen.
Je bent aanwezig van het startmoment of tot het afsluiten van de examendag.
Je ontvangt kandidaten, controleert de identiteit en meldt hen aan op examens.
Je vangt problemen met kandidaten in het examencentrum op en raadpleegt de floormanager of teamleider.
Je beantwoordt vragen van de kandidaten via meldingen of aan de telefoon.

Je meldt toezichters en examinatoren aan voor hun opdracht.

• Je komt terecht in een organisatie waar je een bijdrage kunt leveren aan de maatschappij.
• Je krijgt een contract van bepaalde duur (1 jaar verlengbaar), tenzij je als ambtenaar bij de diensten van de Vlaamse overheid bent tewerkgesteld via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. In dat geval krijg je ambtshalve verlof voor deze tijdelijke contractuele functie .
• Je standplaats is Hendrik Consciencegebouw (Koning Albert II -laan 15, 1210 Sint-Joost-Ten-Node).
• Je krijgt een salaris op basis van vastgelegde salarisschalen. Er zijn verschillende factoren die het salaris bepalen. Neem een kijkje op de salarissimulator.

o Je salaris wordt beïnvloed door je werkervaring en je gezinssituatie. Beoordeelt de lijnmanager je werkervaring als relevant voor de functie, dan kan deze meetellen bij de berekening van je loon. Beroepservaring bij de diensten van de Vlaamse overheid wordt automatisch meegenomen.

• Bij de Vlaamse overheid geniet je van allerlei voordelen. Benieuwd? Neem zeker een kijkje op onze website.
• Je kunt verschillende bijscholingen, vormingen of opleidingen volgen binnen de Vlaamse overheid. Daarnaast ga je zelf aan de slag om je loopbaan in eigen handen te nemen. Hiervoor reiken we met veel plezier verschillende tools aan.
• De balans tussen werk en privé is voor ons belangrijk. Je hebt 35 dagen vakantie per jaar en je bent ook vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.

Je hebt een diploma secundair onderwijs.

Ook deze kennis en vaardigheden heb je nodig om te starten in deze functie:

• Kennis en ervaring met het gebruik van Office 365 software (Excel, Word, Powerpoint en Sharepoint)
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.

Pluspunt:

• Je hebt reeds ervaring als onthaalmedewerker.
• Je komt terecht in een organisatie waar je een bijdrage kunt leveren aan de maatschappij.
• Je krijgt een contract van bepaalde duur (1 jaar verlengbaar), tenzij je als ambtenaar bij de diensten van de Vlaamse overheid bent tewerkgesteld via een selectieprocedure die werd gepubliceerd vóór 1 juni 2024. In dat geval krijg je ambtshalve verlof voor deze tijdelijke contractuele functie .
• Je standplaats is Hendrik Consciencegebouw (Koning Albert II -laan 15, 1210 Sint-Joost-Ten-Node).
• Je krijgt een salaris op basis van vastgelegde salarisschalen. Er zijn verschillende factoren die het salaris bepalen. Neem een kijkje op de salarissimulator.

o Je salaris wordt beïnvloed door je werkervaring en je gezinssituatie. Beoordeelt de lijnmanager je werkervaring als relevant voor de functie, dan kan deze meetellen bij de berekening van je loon. Beroepservaring bij de diensten van de Vlaamse overheid wordt automatisch meegenomen.

• Bij de Vlaamse overheid geniet je van allerlei voordelen. Benieuwd? Neem zeker een kijkje op onze website.
• Je kunt verschillende bijscholingen, vormingen of opleidingen volgen binnen de Vlaamse overheid. Daarnaast ga je zelf aan de slag om je loopbaan in eigen handen te nemen. Hiervoor reiken we met veel plezier verschillende tools aan.
• De balans tussen werk en privé is voor ons belangrijk. Je hebt 35 dagen vakantie per jaar en je bent ook vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.

Please refer the Job description for details