Portfolio Manager Assistant

at  Smals

Chez Smals, plus de 2000 professionnels façonnent, chaque jour, l’avenir en s’investissant dans « l’ICT for Society ». Ces systèmes ICT de pointe permettent à nos clients de garantir des services encore plus performants dans des domaines tels que le travail, la famille et la santé. À terme, eHealth, une plateforme d’échange sécurisée dédiée aux informations médicales de tous les citoyens, rendra les prescriptions médicales papier superflues. D’autre part, le service ICT Dimona permet à l’ONSS d’assurer une couverture sociale aux 4 millions d’employés dès leur entrée en fonction chez un employeur. Pratique ? Certainement. Audacieux aussi.

DESCRIPTION DE LA FONCTION

En tant que Portfolio Manager Assistant  au sein de l’INAMI, vous aidez les Portfolio Managers à développer une vision ICT cohérente au sein d’un ou de plusieurs portefeuilles de projets. Vous soutenez, par ailleurs, les Portfolio Managers dans la gestion de leur portefeuille de projets afin que les projets soient délivrés dans les délais, en respectant le budget et conformément aux spécifications établies.
L’INAMI est un acteur-clé de la sécurité sociale, avec une double mission : fournir à tous l’accès aux soins de santé de qualité et accessibles et proposer un revenu de remplacement adéquat en cas d’incapacité de travail ou de congé de maternité/paternité.

Concrètement vous aurez des responsabilités dans les domaines suivants :

• En collaboration avec le PMO, vous offrez un support aux chefs de projets et à leur équipe tout au long du cycle de vie des projets : choix d’une approche agile/traditionnelle, constitution d’un business case, estimation du coût et de la durée, analyse des risques, track progress, closure, post project reviews. Vous assurez, par ailleurs, le suivi des dépendances entre projets.
• Vous soutenez le Portfolio Manager dans sa gestion d’équipe et aidez à stimuler la collaboration entre les chefs de projets afin d’optimaliser l’efficacité du travail de groupe.
• Vous prenez en charge la communication des success stories des projets (newsletter,..) et assurez la préparation des présentations pour les ICT day, portfolio day et autres forums.
• Vous veillez à l’amélioration continue en matière de gestion des projets (outils, produits, processus) sur la base de workshops dédiés (rétrospectives) et des lessons learned.
• Vous aidez à déterminer les priorités et à les communiquer de façon claire. 
• Vous supportez le Portfolio Manager dans la gestion des dépendances et des risques complexes, suivez l’état d’avancement des projets et procédez à des ajustements si nécessaire, en concertation avec le Portfolio Manager.
• Vous assurez un reporting régulier au Portfolio Manager sur l’état d’avancement des projets et travaillez en collaboration avec ce dernier pour la réalisation du reporting vers le business et vers le management.
• Vous facilitez la mise en place et l’amélioration de KPI au niveau d’un portefeuille projet en accord avec les guidelines PMO.
• Vous assurez les « Quality reviews » des documents de gestion de projet (PID, Requan, plan projet…).
• Vous assurez les Services meeting avec le business.

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