Préposé.e aux envois et à la numérisation

at  Fonds de solidarit FTQ

Au Fonds de solidarité FTQ, on s’investit dans la poursuite d’une société toujours plus durable, plus juste, plus inclusive et plus humaine.
Statut du poste :
Temporaire avec avantages sociaux *
Emplacement principal :
Fonds de solidarité FTQ - Siège social - Montréal, Canada
Mode de travail :
Emploi essentiel (5 jours en présentiel)
Description :
Cette position vous intéresse ? Devenez un membre clé de notre équipe, chargé de la production technique, de l’expédition du matériel et de la gestion de l’inventaire. Vous serez responsable de la réception, de la distribution et de l’expédition de l’ensemble du courrier via Postes Canada et les services de messagerie externes. De plus, vous prendrez en charge les opérations de traitement documentaire, incluant la numérisation, le tri, le classement, le déclassement et l’archivage.
Vos principales fonctions ;
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Trier et analyser le courrier entrant, acheminer aux destinataires et effectuer la distribution à la clientèle interne selon la procédure établie.

• Effectuer la mise en enveloppe de documents et expédier le courrier dans le respect des normes des différents fournisseurs en utilisant de l’équipement spécialisé et/ou des logiciels d’expédition.
• Effectuer, à intervalles réguliers, l’entretien préventif de l’appareil de timbrage.
• Maintenir l’inventaire du matériel nécessaire au travail et s’assurer d’avoir les documents à jour.
• Effectuer, au besoin, les recherches pour retracer et localiser les envois.
• Préparer les commandes de matériel selon les normes établies et s’assurer de l’expédition.
• Préparer les envois quotidiens tels que les lettres aux épargnants (lettres personnalisées à joindre aux formulaires et autres documents).
• Préparer les envois spéciaux ponctuels et récurrents à l’ensemble de la clientèle.
• Être responsable des demandes de matériel d’information provenant de différentes sources, assurer l’inscription dans le système d’envoi à partir du logiciel d’inventaire informatisé, effectuer l’envoi selon les délais et confirmer au besoin aux personnes concernées.
• Recevoir et vérifier les documents à numériser en fonction des spécifications des secteurs concernés.
• Effectuer la numérisation des documents en fonction des priorités définies, et effectuer un contrôle de qualité (quantitatif et qualitatif), en s’assurant d’identifier et de classifier correctement les différents types de documents (originaux ou copies).
• Procéder à l’expédition des documents originaux devant être retournés aux actionnaires selon les délais prescrits et s’assurer d’archiver dans l’application appropriée les documents liés aux actionnaires.
• Classer et déclasser les documents numérisés.
• Effectuer la reproduction de documents en utilisant le photocopieur et, si nécessaire, remplacer le préposé à la reprographie.
• Concilier les données et produire différents rapports statistiques et rapports de coûts.
• Exécuter des manœuvres telles que le déplacement des boîtes et du matériel.
• Participer, sur demande, à la formation des nouveaux employés du service, par le biais d’activités de jumelage et de transfert de connaissances.

Vos atouts pour le poste

• Diplôme d’études secondaire
• 2 ans d’expérience pertinente
• Connaissance de base des logiciels requis par la fonction incluant Excel et Word
• Sens de l’organisation et débrouillardise
• Gestion du temps et priorisation
• Flexibilité et adaptabilité aux changements

Études :
Diplôme d’études secondaires (DES) (obligatoire)
Attestations / certifications :
Langues :
Français

Le Fonds est un employeur de choix et pour vous démontrer l’importance qu’ont les talents qui œuvrent au sein de notre organisation, voici une partie du portefeuille d’avantages dont vous pourrez bénéficier :

• Salaire et avantages compétitifs
• Après avoir œuvré un nombre d’heures déterminées, vous serez admissible à certains avantages sociaux dont le régime de retraite à prestations déterminées;
• Accès à un centre de conditionnement physique sur le lieu de travail, incluant les services d’un kinésiologue sur place.

Venez, par votre expertise, contribuer à la croissance économique du Québec en créant, en maintenant ou en sauvegardant des emplois au moyen d’investissements.
Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt pour ce poste. Cependant, seules les personnes sélectionnées seront contactées

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