Project & financieel administratief assistant

at  VINCI Facilities

VINCI Facilities draagt zorg voor gebouwen, eindgebruikers en het milieu. Als onderdeel van de groep VINCI Energies, is VINCI Facilities een belangrijke speler op het gebied van Facility Management en Multi Technisch beheer.
VINCI Facilities biedt een volledige waaier aan onderhoudsdiensten aan, met inbegrip van het beheer en de exploitatie, systematische en voorwaardelijke correctief- en preventief, onderhoud. Daarnaast biedt VINCI Facilities ondersteuning op lange termijn met facilitaire oplossingen op maat. Dankzij onze jarenlange ervaring bij onze klanten, hebben we ook een team van interieurarchitecten om kantoren in te richten volgens de New Way of Working.
Ben jij een administratieve duizendpoot met oog voor detail en een passie voor klantgerichte ondersteuning? Sluit je aan bij ons team op de site van de Trademart (Laken) en draag bij aan het succes van onze projecten!
In deze veelzijdige rol ben je de spil tussen onze Financial Assistants, Contract Managers en technische teams. Je zorgt ervoor dat alle administratieve processen vlekkeloos verlopen, zodat onze klanten de service krijgen die ze verdienen.
Wat ga je doen?

Administratieve ondersteuning Financial Assistants:

• Opstellen van kleine facturen.
• Contact opnemen met klanten om achterstallige betalingen te volgen.
• Opstellen van kostenoverzichten en deze naar klanten mailen voor bestelbonnen.

Ondersteuning Contract Managers:

• Bijhouden van offertes en helpen bij het opmaken van prijsaanvragen en aanbestedingen.
• Technische en administratieve ondersteuning bieden, zoals het maken van afspraken, voorbereiden van vergaderingen, en opvolgen van takenlijsten.
• Coördineren van de bestelling van materialen van A tot Z.
• Beheren van interventieaanvragen en in overleg met de Service Engineer de juiste technieker toewijzen aan de klant.
• Klanten op de hoogte houden van het verloop van interventies en zorgen voor een efficiënte planning.
• Afsluiten van werkorders in samenwerking met de Contract Manager.

Jouw profiel:

• Je hebt enkele jaren administratieve ondersteuning en neemt graag initiatief.
• Je beheerst vlot het Nederlands en hebt een goede kennis van het Frans.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en bent klantgericht.
• Je bent georganiseerd en kunt goed prioriteiten stellen.
• Je werkt graag in een team en hebt affiniteit met technische projecten.
• Je bent flexibel om je af en toe te verplaatsen naar onze andere sites (Haasrode, Beringen)

Kies je voor VINCI Facilities, dan kan je rekenen :

• Op een boeiende functie binnen een stabiele en internationale onderneming.
• Op aangename collega’s en verantwoordelijken, die bereikbaar en behulpzaam zijn.
• Een omgeving waar we een goede work-life balance voorop zetten.

We bieden je een persoonlijk groeitraject met verschillende opleidings- en groeimogelijkheden waardoor je kan uitblinken in jouw talenten.

Uiteraard bieden we aantrekkelijke loonsvoorwaarden en een uitgebreid pakket extralegale voordelen:

• Smartphone + abonnement
• Tablet
• Verlof: 32 dagen/jaar (12 extra ADV + 20 vakantiedagen)
• Groepsverzekering
• Hospitalisatieverzekering
• Verplaatsingsvergoeding
• Overuren uitbetaald en te recupereren
• Ecocheques
• Wachtpremie
• CAO 90 (collectieve bonus in februari)
• Kortingen bij onze partners
• Opleiding en groeimogelijkheden
• …

VINCI Facilities streeft naar een weerspiegeling van de Belgische, diverse samenleving. We moedigen iedereen aan om te solliciteren (ongeacht origine, huidskleur, leeftijd, geslacht, etc.)

Please refer the Job description for details