Protection Clerk DGME

at  United Nations High Commissioner for Refugees UNHCR

Hardship Level (not applicable for home-based)
A (least hardship)
Family Type (not applicable for home-based)
Family
Staff Member / Affiliate Type

COMO APLICAR:

Las vacantes se pueden acceder a través del siguiente enlace: https://www.unhcr.org/careers.html

• haga clic en Vacantes
• elija “Costa Rica”
• Haga clic en el puesto que le interesa y siga las instrucciones

En caso de problemas técnicos, inicie sesión con un navegador diferente. Si el problema técnico persiste o surge algún otro durante la solicitud en línea, comuníquese con la Mesa de Servicio Global (hqussd@unhcr.org) antes de la fecha límite para tener tiempo suficiente para resolver los problemas.
Si tiene alguna pregunta sobre el proceso de selección, comuníquese con Recursos Humanos (cossarrhh@unhcr.org).
No se aceptarán CV por correo electrónico. SÓLO SE CONSIDERARÁN LAS APLICACIONES ENVIADAS A TRAVÉS DEL SISTEMA.
No confirmamos la recepción de solicitudes ni informamos sobre el estado del proceso. Solo se contactará a los candidatos calificados para una entrevista y posiblemente una prueba escrita.
Estamos comprometidos a mantener la diversidad en términos de género, etnia y cultura. Se alienta a las personas pertenecientes a grupos minoritarios, personas con capacidades especiales, hombres y mujeres, a postularse para las vacantes. Todas las solicitudes serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
No se aceptarán solicitudes fuera de plazo. Solamente entrarán en contacto candidatos preseleccionados. Es posible que se solicite a los candidatos preseleccionados que realicen una prueba escrita o una entrevista oral. El ACNUR no cobra una tarifa en ninguna etapa del proceso de contratación (solicitud, entrevista, procesamiento o cualquier otra tarifa).
Standard Job Description
Clerk
Organizational Setting and Work Relationships
The Clerk provides clerical and administrative assistance to the immediate supervisor and/or the Office as a whole. The incumbent is normally supervised by an Officer or Associate. S/he receives regular guidance and instructions from the supervisor on procedural aspects of the work. As per specific instructions, the incumbent may require liaising with other internal or external entities, to ensure effective delivery of services and achievement of objectives.
All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR¿s core values of professionalism, integrity and respect for diversity.

Duties

• Provide general clerical support to the work unit and, if required, visiting staff members.
• Maintain the records in the work unit, create files for correspondence, reports, including confidential files.
• Manage conference room booking and ensure that the facilities are well arranged and prepared with adequate supply to cover number of intended guests.
• Maintain a proper record and inventory of stationary items in the work unit and ensure a well-stocked office.
• Sort and prioritize incoming correspondence, reports, etc. and direct to other responsible staff members where necessary.
• Arrange and forward records for archiving and maintain records of files sent for archiving.
• Maintain calendar of appointments and schedules of meetings and travel for the supervisor, perform such clerical tasks as the completion of travel authorization requests, stationery request forms, etc.
• May be required to prepare drivers¿ work schedule and maintain shift system.
• May be required to organize and maintain mail delivery (Pouch) and tracking system between offices.
• Support the identification and management of risks and seek to seize opportunities impacting objectives in the area of responsibility. Ensure decision making in risk based in the functional area of work. Raise risks, issues and concerns to a supervisor or to relevant functional colleague(s).
• Perform other related duties as required.

Minimum Qualifications
Education & Professional Work Experience
Years of Experience / Degree Level
G3- 1 year relevant experience with High School Diploma; or Bachelor or equivalent or higher
Field(s) of Education
Not applicable
Certificates and/or Licenses
Not specified
Relevant Job Experience
Essential
Not specified
Desirable
Not specified
Functional Skills
IT-Computer Literacy
(Functional Skills marked with an asterisk* are essential)
Language Requirements
For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English.
For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language.
For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English.
All UNHCR workforce members must individually and collectively, contribute towards a working environment where each person feels safe, and empowered to perform their duties. This includes by demonstrating no tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination and abuse of power.
As individuals and as managers, all must be proactive in preventing and responding to inappropriate conduct, support ongoing dialogue on these matters and speaking up and seeking guidance and support from relevant UNHCR resources when these issues arise.
This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates.
Required Languages
Spanish
,
,
Desired Languages
,
,
Additional Qualifications
Skills
IT-Computer Literacy
Education
Certifications
Work Experience
Other information
This position doesn’t require a functional clearance
Home-Based
N

DUTIES AND QUALIFICATIONS

El o la persona especializado (a) colaborará con la administración en aras de lograr las siguientes metas fundamentales:

• Asignar, supervisar, controlar y ejecutar la preparación, trámite, registro y archivo de documentos; recepción, registro y despacho de correspondencia; actualización y suministro de información; atención al público, recaudación y otras actividades de carácter asistencial en el ámbito administrativo; esto con el fin de contribuir al logro de los objetivos institucionales y los requerimientos de los usuarios internos y externos.
• Preparar documentos varios tales como: informes, cuadros, gráficos, oficios, diapositivas y otros, utilizando técnicas modernas de oficina, con el fin de obtener productos de excelente presentación que apoyen los estudios y servicios de la Dependencia en la que labora.
• Elaborar la agenda de actividades de la oficina en la cual labora y controlar su ejecución en los plazos establecidos.
• Mantener ordenados y actualizados los sistemas, procesos y procedimientos relativos a la gestión de archivo administrativo o específicos, derivados de la dependencia respectiva o del quehacer institucional.
• Mantener controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad, velando por que se cumplan de acuerdo con los planes establecidos y se tomen las medidas de control interno para minimizar la comisión de errores que atenten contra los objetivos organizacionales.
• Realizar las labores administrativas que se derivan de su función, tales como: llenar boletas de control, preparar informes de labores, reportes de anomalías detectadas, entre otras.
• Resolver consultas y suministrar información a superiores, compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo.
• Proponer mejoras e innovaciones relacionadas con nuevos métodos y procesos de trabajo, así como proyectos que mejoren la calidad del servicio de la Unidad en la cual labora.
• Participar en la elaboración de planes de trabajo en la Dependencia donde labora.
• Brindar información al público, evacuando sus dudas y ayudando a aquellas personas que no sepan leer y/o escribir.
• Verificar los datos personales de las personas solicitantes de la condición de refugiadas, así como las fechas de vencimiento de su carné y/o los requisitos que están pendientes en las solicitudes de refugio planteadas por las personas solicitantes.
• Asistir a la Unidad emitiendo números de resolución a los expedientes en estudio y/o elaborando carnés de solicitante de refugio y permisos laborales.
• Notificar las resoluciones de permiso laboral y/o de primera instancia a las personas solicitantes de la condición de refugio.
• Identificar y derivar cuando se detecta algún caso con necesidades específicas para darle la atención adecuada.
• Participar en programas de formación en línea de Prevención de la Explotación y el Abuso sexuales (PSEA, por sus siglas en inglés) y programas para el refrescamiento de conocimientos y especialización en el área del derecho internacional de las personas refugiadas, liderados por el ACNUR. Estos programas también incluirán temáticas básicas en el ámbito de la protección de los derechos humanos i.e. enfoque edad, género y diversidad, y su aplicabilidad en el análisis de las solicitudes para el reconocimiento de la condición de persona refugiada.
• Desarrollar aquellas otras funciones asignadas por la persona encargada de la supervisión y la Dirección General de Migración y Extranjería.
• Participación en programas de formación en línea de Prevención de la Explotación y el Abuso sexuales (PSEA, por sus siglas en inglés) y programas para el refrescamiento de conocimientos y especialización en el área del derecho internacional de las personas refugiadas, liderados por el ACNUR. Estos programas también incluirán temáticas básicas en el ámbito de la protección de los derechos humanos i.e. enfoque edad, género y diversidad, y su aplicabilidad en el análisis de las solicitudes para el reconocimiento de la condición de persona refugiada.
• Desarrollar aquellas otras funciones asignadas por la persona encargada de la supervisión y la Dirección General de Migración y Extranjería.
• Desarrollar aquellas otras funciones asignadas de acuerdo con la naturaleza del puesto y la subunidad.

Duties

• Provide general clerical support to the work unit and, if required, visiting staff members.
• Maintain the records in the work unit, create files for correspondence, reports, including confidential files.
• Manage conference room booking and ensure that the facilities are well arranged and prepared with adequate supply to cover number of intended guests.
• Maintain a proper record and inventory of stationary items in the work unit and ensure a well-stocked office.
• Sort and prioritize incoming correspondence, reports, etc. and direct to other responsible staff members where necessary.
• Arrange and forward records for archiving and maintain records of files sent for archiving.
• Maintain calendar of appointments and schedules of meetings and travel for the supervisor, perform such clerical tasks as the completion of travel authorization requests, stationery request forms, etc.
• May be required to prepare drivers¿ work schedule and maintain shift system.
• May be required to organize and maintain mail delivery (Pouch) and tracking system between offices.
• Support the identification and management of risks and seek to seize opportunities impacting objectives in the area of responsibility. Ensure decision making in risk based in the functional area of work. Raise risks, issues and concerns to a supervisor or to relevant functional colleague(s).
• Perform other related duties as required