Réceptionniste – Assistant Administratif

at  Eumedica

Eumedica Pharmaceuticals est un acteur international de référence dans le secteur pharmaceutique. Nous offrons aux sociétés pharmaceutiques une large gamme de services sur mesure dans les domaines variés tels que les affaires réglementaires, la distribution et la promotion de produits pharmaceutiques ainsi que les services logistiques personnalisés.
Basé à Manage, nous recherchons des profils talentueux et dynamiques pour compléter nos équipes et nous accompagner dans notre développement.
Nous recherchons actuellement un(e) :

DESCRIPTION DES TACHES LIEES A LA RECEPTION

• Assurer l’accueil des visiteurs :
• Identifier, guider et informer les visiteurs, prévenir la personne de contact au sein de la société, préparer le welcome le cas échéant, dans le respect de la procédure « réception » ;
• Gestion des appels téléphoniques, filtrage et transfert vers les travailleurs, de manière professionnelle et en donnant une bonne image de la société, gestion du central téléphonique ;
• Gestion du courrier et de la poste :
• Assurer la réception du courrier entrant (normal, express, recommandés), le dispatching vers les départements/travailleurs concernés, dans le respect des procédures internes, assurer l’expédition du courrier sortant, gestion de la timbreuse et des relations avec la Poste ;
• Gestion des commandes de fournitures de bureau, de produits de nettoyage et de lunch (…), afin de répondre aux besoins des différents départements, gestion des livraisons, dans le respect de la procédure en vigueur ;
• Fournir un appui administratif à d’autres départements ;
• Assurer d’autres tâches connexes : réservations des salles de réunion, gestion de l’atrium, organisation de livraisons de fleurs, etc.

DESCRIPTION DES TACHES LIEES AU DEPARTEMENT DES RESSOURCES HUMAINES

Au sein du département des Ressources Humaines, vous assurez le suivi de la facette « Formation », tant d’un point de vue administratif qu’organisationnel. Vos tâches principales sont :

• La collecte auprès des différents départements et l’encodage rigoureux de l’ensemble des actions de formations
• L’élaboration et le suivi de reportings liés aux formations
• L’analyse et le suivi des demandes/besoins de formations
• Le support dans l’organisation de formations, tant internes qu’externes : recherche de formateurs potentiels, analyse d’offres, fixation des calendriers de formation, gestion des invitations, réservation des salles…
• L’élaboration des dossiers de subsides liés aux formations
• Être le point de contact pour toutes questions émanant du personnel en matière de formations
• Être un moteur des actions de formation chez Eumedica : en amenant des suggestions de programmes et d’outils de formation, en structurant les processes…
• Le support à l’équipe RH pour d’autres tâches : suivi des dossiers, préparations des accueils…
• …

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