Sachbearbeiter/in

at  Universitt Bern

Die Abteilung Zulassung, Immatrikulation und Beratung (ZIB) ist zuständig für alle Fragen rund um die Anmeldung und Zulassung zu einem Studium an der Universität Bern und zur semesterweisen Einschreibung.
Für die Betreuung des Schalters/Infopoints sowie die Leitung des Backoffices suchen wir per 1. Oktober 2024 eine Sachbearbeiterin / einen Sachbearbeiter mit sehr guten Fremdsprachenkenntnissen und Freude am direkten Kontakt mit Studierenden, Studieninteressierten und einem weiteren Publikum.

Aufgaben

• Betreuen des Schalters/Infopoints im Hauptgebäude: unter anderem allgemeine Auskünfte erteilen, Kurzberatungen vornehmen, Originaldokumente sichten und prüfen sowie Beglaubigungen vornehmen, Unicards ausstellen
• Allgemeine administrative Aufgaben: Frankieren der ausgehenden Post und führen der Kontrollliste über die eingeschriebenen Sendungen; allgemeine Korrespondenz nach Stichworten oder Vorlagen; Dokumente/Daten verwalten und verarbeiten; Organisation/Koordination von Sitzungen, Teammeetings, Infoanlässen etc.; Verwaltung des Büromaterials/ Mobiliar; Inventarführung; Schlüsselverwaltung
• Personaladministration: Verwalten von Ferien-/ Absenzenübersichten, Anstellungsformalitäten, Mutationen etc.
• Finanzadministration: Rechnungen überprüfen, kontieren, Zahlungen auslösen inkl. Ausgabenkontrolle; Führen der Schalterkasse (kassieren, monatliche/jährliche Abrechnungen erstellen); Verantwortung Frankierkonto
• Immatrikulation und Registrierung von BeNeFri-Studierenden Outgoing/Incoming (Daten erfassen, Reisepesen kontrollieren etc.), hochbegabten Gymnasiastinnen und Gymnasiasten sowie Hörerinnen und Hörern etc.; Immatrikulation regulärer Bachelor-Studierender
• Erteilen von allgemeinen Sachauskünften sowie Auskünften und Kurzberatungen zu Fragen der Zulassung und Immatrikulation per Telefon und E-Mail
• Unterstützung der Leiterin ZIB
• Nach Bedarf Einsatz für weitere Aufgaben im Rahmen der ZIB

Anforderungen

• Kaufmännische Ausbildung mit Berufsmatura oder gleichwertige Ausbildung
• Einige Jahre Berufserfahrung mit direktem Kundenkontakt
• Hervorragende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, sehr gute aktive und passive Kenntnisse der englischen und französischen Sprache; weitere Sprachen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse
• Sorgfältige, exakte und selbständige Arbeitsweise
• Organisatorisches Flair
• Belastbarkeit, auch in hektischen Zeiten und Situationen
• Flexibilität
• Kundenorientierung
• Teamfähigkeit
• Kommunikationsfähigkeit

Wir bieten
Eine vielseitige Aufgabe an einer zentralen Stelle der Universität Bern, viel Kundenkontakt, hohe Selbstständigkeit, zentraler Arbeitsplatz in Bahnhofsnähe. Die Besoldung erfolgt nach kantonalen Ansätzen.
Interessiert?
Für fachliche Auskünfte zur Stelle steht Ihnen Frau Daniela Egger-Mikic, Leiterin ZIB, zur Verfügung:
daniela.egger-mikic@unibe.ch
Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen erbitten wir per E-Mail bis spätestens
21. August 2024
an
daniela.egger-mikic@unibe.ch
www.karriere.unibe.ch
Rechtliche Hinweise

Please refer the Job description for details