Secrétaire - 80% à 100%

at  Hpitaux Universitaires de Genve

DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE

Avec plus de 12’000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.
Le poste est rattaché au Département diagnostique. Composé de huit services médicaux, il a pour mission de fournir des diagnostics, produits thérapeutiques, actes thérapeutiques, et consultations cliniques spécialisées, de haute qualité médicale, dans les meilleurs délais et à un coût acceptable, pour orienter la prise en charge des patientes et patients et contribuer aux décisions et gestes thérapeutiques.
La mission principale du Service de radiologie concerne les examens de radiologie diagnostique et des interventions thérapeutiques sous guidage des différentes techniques d’imagerie. Cette activité clinique comprend environ 220’000 examens et 5’000 gestes diagnostiques et thérapeutiques par an, dont une partie importante est fournie dans un rythme 24/24h. L’équipe médicale du Service de radiologie anime également plus de 300 colloques multidisciplinaires par mois, dans un rythme journalier, hebdomadaire ou mensuel.

DESCRIPTION DU POSTE

Au sein de l’équipe des cadres TRM (technicien(ne) en radiologie médicale) du Service de radiologie qui à la gestion d’une équipe de plus de 160 collaborateurs soignants et administratifs, vous avez la charge d’assister et de la soutenir administrativement. Vos missions couvrent l’ensemble des tâches liées à son activité médico-technique.
Vous assurez toute la gestion administrative de manière autonome des tâches liées à votre fonction du secrétariat, tel que la gestion des agendas et correspondance du chef TRM et de son adjoint, l’organisation de séance et la rédaction et prise de procès-verbaux, la gestion des dosimètres du service, la saisie des horaires des collaborateurs (VRH), la gestion des appels téléphoniques internes/externes ainsi que de la messagerie commune du secrétariat. Vous avez également en charge la mise à jour de différents documents sur le site intranet, ainsi que la numérisation et l’archivage de documents. Vous soutenez administrativement le processus de recrutement de nouveau personnel et des formalités permettant l’attribution des droits d’accès aux applications informatiques ou tout autre mandat confié par votre hiérarchie.
Dans un parfait esprit d’équipe et de collaboration, vous développez des relations étroites avec vos collègues et assurez la continuité du service lors des absences. Votre polyvalence et votre capacité d’adaptation sont des atouts majeurs pour évoluer dans ce poste où rigueur et performance sont la norme.

QUALIFICATIONS

Vous êtes titulaire d’une maturité commerciale, ou d’un CFC d’employé ou employée de commerce, complétée d’un Diplôme de secrétaire médicale ou médical et d’une formation administrative type Brevet fédéral d’assistant ou assistante de direction, ou toute formation jugée équivalente.
Vous disposez d’une expérience réussie de 3 à 5 ans dans un poste similaire, au sein d’un secrétariat.
Vous avez une parfaite maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit et de bonnes capacités de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La maîtrise de l’anglais, avec un niveau minimum B2 à l’écrit et à l’oral est un atout.
Vous avez de bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced sur Word, Powerpoint et Excel requis) et vous possédez de très bonnes connaissances des logiciels en vigueur aux HUG (DPI, E-Process, GRECO2, Vision RH, Teams).
Personne dynamique, rigoureuse et méthodique, vous faites preuve d’un sens aigu de l’organisation, de la prise d’initiative et de la planification. Grâce à votre polyvalence, vous êtes en mesure de gérer plusieurs tâches de manière simultanée (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité).
Vous possédez une grande capacité à gérer le stress et à respecter des délais serrés, tout en maintenant un service impeccable.
Votre excellente aptitude à travailler en équipe vous permet de collaborer étroitement avec les professionnels et professionnelles de santé.
Enfin, vous faites preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.

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