Secrétaire à la Direction des affaires juridiques - 100%

at  Hpitaux Universitaires de Genve

DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE

Avec plus de 12’000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.
Le poste est rattaché à la Direction des affaires juridiques. Cette direction intègre le service juridique, l’espace médiation et le suivi du processus des événements indésirables graves. Elle dépend de la Direction générale adjointe, qui assure la logistique administrative du Conseil d’administration, du bureau du Conseil d’administration et du Comité de direction.

DESCRIPTION DU POSTE

Vous organisez, réalisez et garantissez la tenue des activités de secrétariat des conseillers et conseillères juridiques au sein du Service des affaires juridiques. Vous les assistez sur le plan administratif et dans le cadre de leurs activités, de plus, vous organisez et planifiez la gestion des activités des conseillers et conseillères juridiques.
Vous rédigez la correspondance de manière autonome, mettez en forme les contrats revus par les conseillères et conseillers juridiques, concevez et réalisez les documents de présentation.
Vous gérez toutes les activités liées au secrétariat juridique. Vous gérez les appels téléphoniques, accueillez les visiteuses et visiteurs internes et externes.
Vous mettez à jour les dossiers dans les logiciels ad hoc, préparez la documentation facilitant l’analyse des situations.
Vous organisez la tenue des séances, prenez les procès-verbaux et les diffusez.
Vous organisez la consultation des dossiers patients et en assurez le suivi.
Vous gérez le suivi des dossiers de plaintes de patientes et patients.
Vous maintenez et favorisez la communication entre les interlocuteurs et interlocutrices externes et internes.
Vous classez et archivez des dossiers, des textes de loi et revues spécialisées.

QUALIFICATIONS

Vous êtes en possession d’un CFC d’employé ou employée de commerce ou d’un diplôme jugé équivalente.
Vous avez une formation administrative type Brevet fédéral d’assistante ou assistant.
Vous avez une expérience de cinq ans dans un secrétariat, idéalement juridique.
Vous maîtrisez les outils informatiques (Niveau ECDL : Advanced sur Word, Excel et Powerpoint, Standard sur Web) et les applications institutionnelles.
Vous avez une parfaite maîtrise de la langue française et une aisance rédactionnelle. Vous maîtrisez l’anglais ou l’allemand.
Vous savez faire preuve d’autonomie, de rigueur, de précision et d’une excellente organisation. Vous avez le sens des priorités et savez faire preuve d’initiatives.
Vous avez la capacité à travailler en équipe ainsi qu’à développer des relations harmonieuses avec vos interlocuteurs et interlocutrices. Vous savez faire preuve de diplomatie et d’entregent. Vous avez le sens de la confidentialité.
Vous avez une grande capacité d’analyse, d’écoute et savez être d’humeur égale.

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