Secrétaire de médecin-chef de service – 100%

at  Hpitaux Universitaires de Genve

DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE

Avec plus de 12’000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.
Comptant près de 1’400 collaboratrices et collaborateurs, le Département de réadaptation et gériatrie constitue un pôle médical centré sur la personne âgée est répartis sur 5 sites : Trois-Chêne, Loëx, Bellerive, Beau-Séjour (Stern) et Joli-Mont. Il prend en charge des situations aiguës, grâce notamment aux urgences de l’hôpital des Trois-Chêne, les problèmes spécifiques liés à l’âge, la réadaptation médicale et la médecine palliative.
Situé au cœur d’un parc sur le domaine de Belle-Idée, l’Hôpital des Trois-Chêne accueille des personnes dont l’état de santé nécessite une hospitalisation pour des soins gériatriques ou des traitements de réhabilitation. L’Hôpital dispose d’une unité de pointe en radiologie, de soins intermédiaire ainsi que d’un service d’urgence pouvant accueillir des patients et patientes de 75 ans et plus, hors urgence vitale.

DESCRIPTION DU POSTE

Vous assistez le médecin-chef de service pour la gestion et l’organisation administrative du service. Vous organisez les rendez-vous, les séances en gérant l’agenda électronique du médecin-chef de service. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes-rendus de séance et coordonnez le suivi des décisions prises. Vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction.
Vous avez la charge de la préparation et de la gestion des dossiers de candidatures des médecin internes du département pour la Commission d’engagement et faites le suivi administratif des formations, évaluations et log-book des médecins internes.
Vous soutenez administrativement les médecins-adjoints du service et les collaborateurs rattachés directement au chef de service et avez la charge de la saisie de leurs horaires.
Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme par exemple les commandes de matériel, les demandes d’engagement, de remboursement ou de formation.
Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues, vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.

QUALIFICATIONS

Vous disposez minimum d’un CFC d’employé ou employée de commerce accompagné d’une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d’assistant ou assistante de direction ou d’une formation jugée équivalente.
Vous disposez d’une expérience réussie de 5 ans ou plus dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique.
Vous êtes une personne reconnue pour votre sens de l’organisation, une gestion administrative rigoureuse et un sens aigu des priorités. Dans vos précédents postes, vous avez traitez des dossiers complexes et vous êtes capable de gérer plusieurs activités simultanément de manière autonome.
Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint, standard web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe).
Vous maîtrisez parfaitement le français et détenez une capacité rédactionnelle de haut niveau. Vous détenez une expertise dans l’utilisation des outils bureautiques et d’informatique de gestion. Enfin, vos connaissances linguistiques en anglais et/ou en allemand sont des atouts pour le poste.

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