Sekretär:in (m/w/d)

at  Freistaat Sachsen

Stelleninformationen
Universitäten
Qualifikationsebene: Duale Berufsausbildung, Meister und vergleichbar
Dienstort: Leipzig
Anstellungsverhältnis: unbefristet
Bewerbungsfrist: 13.11.2024
Kennziffer: 226/2024
Bewerbungsadresse
Universität Leipzig
Frau Dekanin Professor Brigitte Latzko - persönlich
Marschnerstraße 31
04109 Leipzig
E-Mail: bewerbung.erzwiss@uni-leipzig.de
Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.
An der Erziehungswissenschaftlichen Fakultät, Institut für Pädagogik und Didaktik im Elementar- und Primarbereich, ist für den Arbeitsbereich Grundschuldidaktik Sachunterricht unter besonderer Berücksichtigung von Naturwissenschaft und Technik zum nächstmöglichen Zeitpunkt oben genannte Stelle zu besetzen.

Stellenmerkmale

• unbefristet
• 50 % einer Vollbeschäftigung
• vorgesehene Vergütung: Entgeltgruppe 6 TV-L

Aufgaben

• selbstständige Führung eines Sekretariats, insbesondere Büroorganisation, Postbearbeitung, Korrespondenz, Recherche, Raumverwaltung, Terminkoordination, Ablage und Archivierung von Dokumenten, Erstellen von Protokollen, selbstständige Erledigung des externen und internen Schriftverkehrs (teilweise auch in englischer Sprache), Pflege der Homepage durch Aktualisierung von Inhalten
• Überwachung und Verwaltung der dem Arbeitsbereich zugewiesenen Haushaltsmittel und eingeworbener Drittmittel, Beschaffung von Verbrauchsmaterial, Durchführung der Inventur
• Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge
• Unterstützung in der Organisation von Studien- und Prüfungsangelegenheiten, Erteilung einfacher Auskünfte an Studierende, Organisation der Zusammenarbeit mit inneruniversitären und externen Kooperationspartnern in Belangen von Studium und Forschung (teilweise auch in englischer Sprache)
• Organisation von Dienstreisen und Gastvorträgen/-aufenthalten für Mitarbeitende des Arbeitsbereichs einschließlich reisekostenrechtlicher Vorprüfung und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung
• Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen mit Gästen, Tagungen und weiteren Veranstaltungen
• Koordination des Einsatzes von Hilfskräften
• Übernahme organisatorischer und koordinierender Aufgaben auf Institutsebene und Zusammenarbeit mit anderen Sekretariaten

Voraussetzungen

• abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement/ Bürokommunikation (m/w/d) oder als Verwaltungsfachangestellte:r (m/w/d) oder mindestens gleichwertige, einschlägige Qualifikation
• Kenntnisse im Haushalts-, Reisekosten- und Personalrecht sowie in der Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln
• gute Kenntnisse in Büroorganisation, Termin-/Projektplanung, Dokumentenverwaltung und Homepagepflege
• sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint), Präsentationssoftware sowie moderner Kommunikationstechnik
• sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse sowie Geläufigkeit im Verfassen schriftlicher Texte, sichere Beherrschung von Orthographie und Interpunktion
• mündliche und schriftliche Englischkenntnisse (von Vorteil sind Kenntnisse mindestens entsprechend Sprachniveau B1)
• selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise, Serviceorientierung
• gute Team- und Kommunikationsfähigkeit, gute organisatorische Fähigkeiten sowie freundliches und verbindliches Auftreten
• Kenntnisse in TYPO3 und WordPress wünschenswert

Wir bieten

• einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen
• flexible Arbeitszeiten sowie die Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine betriebliche Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)

Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 226/2024 bis 13. November 2024 an: Universität Leipzig, Frau Dekanin Professor Brigitte Latzko - persönlich, Marschnerstraße 31, 04109 Leipzig. Gern können Sie Ihre Bewerbung in einer PDF-Datei auch per
E-Mail
senden. Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können.
Ihre Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt, bitte reichen Sie nur Kopien ein. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.
Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder ihnen kraft SGB IX von Gesetzes wegen Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.
Hinweise zum Datenschutz
Eine Bewerbung und damit die Zusendung der für eine Bewerbung üblichen Unterlagen erfolgt freiwillig. Ihre in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen bzw. ggf. im Bewerbungsgespräch erlangten personenbezogenen Daten werden von der Universität Leipzig – hier der ausschreibenden Dienststelle – ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens für diese hier ausgeschriebene Stelle verarbeitet und, sofern nicht im Einzelfall ausdrücklich eingewilligt wird, nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist § 11 Abs. 1 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz i. V. m. EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Verantwortlich für das Bewerbungsverfahren ist der in dieser Ausschreibung angegebene Adressat der Bewerbung.
Ihre personenbezogenen Daten werden für sechs Monate nach Beendigung des Einstellungsvorgangs gespeichert und danach gelöscht bzw. datenschutzgerecht vernichtet. Die Einwilligung kann verweigert oder mit Wirkung auf die Zukunft ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. In diesen Fällen ist eine Bearbeitung der Bewerbung durch die Universität Leipzig und damit eine Berücksichtigung im Bewerbungsverfahren nicht oder nicht mehr möglich. Nach der DS-GVO stehen Ihnen gegenüber dem Adressaten der Bewerbung bei Vorliegen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Bei Fragen können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Universität Leipzig (dienstansässig: Augustusplatz 10, 04109 Leipzig) wenden. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Sächsischen Datenschutzbeauftragten

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