Senior Account Manager EAM, 100%

at  yakoubi associates

Für einen renommierten Vermögensverwalter mit Sitz in Zürich, der maßgeschneiderte Finanzlösungen für eine anspruchsvolle Kundschaft anbietet, suchen wir für die reibungslose und effiziente Führung des Active Advisory und Family Office Teams in Zürich per sofort oder nach Vereinbarung eine erfahrene Leitung der Administration.

Tasks

• Selbständige Führung der gesamten Administration zusammen mit dem 7-köpfigen Assistenzteam
• Direkte Ansprechpartnerin für diverse Kundenanliegen: Ausführung von Zahlungsaufträgen, Abwicklung von Krediten (inkl. Antrag der Limite) und Festgeldern, sowie laufende Überwachung von Sollsaldi auf Kundenkonten
• Verwaltung der Kundendossiers inklusive der gesamten Vertragsdokumentation (Kontoeröffnungen, laufende Aktualisierung des KYC und Saldierungen) sowie Verwaltung der Kundenvermittler-Verträge und Erstellung der Fee-Abrechnungen
• Erstellung und Versand der allgemeinen Korrespondenz an Kunden und Geschäftspartner und diverser Marketingunterlagen an bestehende und zukünftige Kunden
• Erledigung der Gebührenbelastung (Depot-/Management und Performance Fee Gebühren, Sitzgesellschaft, Spezialgebühren)
• Bearbeitung von Spezialtransaktionen und Administration im Bereich Private Equity
• Bearbeitung von AML-Reports (Anti Money Laundering), Abklärungen zu Bargeldbezügen inkl. Erstellen der nötigen Reports
• Erstellung des monatlichen Kundenreportings und Führung von diversen Excel-Listen zu Kontrollzwecken
• Erstellung von Rechnungen sowie Überwachung und Bearbeitung der Zahlungseingänge
• Verwaltung der firmeneigenen Webseite und des CRM (Client Relationship Management)
• Terminkoordination sowie Vorbereitung und teilweise Durchführung von Kundenmeetings
• Kontaktperson für die externe Compliancestelle
• Direkte Ansprechpartner für diverse Kundenanliegen für administrative Belange
• Buchen und Erstellen von Lebenshaltungskosten-Aufstellungen (Abacus System)
• Belege aufbereiten und sammeln für die Steuerberater (u.a. i.Z.m. Immobilien Unterhalt)
• Zusammenarbeiten mit Dritten wie Banken, Steuerberatern, Anwälten, etc.
• Zahlungsverkehr und einfache Buchhaltungsaufgaben
• Unterstützung im Liquiditätsmanagement
• Erstellen und Unterstützung bei regelmässigen und ad hoc Reportings
• Dokumenten- und Vertragsmanagement (Altoo System)
• Bewirtschaftung von Vermögenskonsolidierungen (in Altoo und AMX)
• Diverse administrative Tätigkeiten (Postumleitung, Hotelbuchungen, Bewirtschaftung von Kunstsammlungen etc.)
• Vorbereitung von Family Office Meetings
• Mithilfe beim Management der Capital Commitments, Drawdowns, Distributions etc.
• Mithilfe bei der Abwicklung von neuen Private Market Investments (Koordination und Ausfüllen der Dokumente, Prüfung der Verträge u.a. mit externen Legal Advisor usw.)

Requirements

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise bei einer Bank oder ein betriebswirtschaftliches Studium.
• Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich bei einer Bank, einem Finanzinstitut oder einer Vermögensverwaltung.
• Fundierte Kenntnisse im Zahlungsverkehr, Compliance, Regulatorischen Bestimmungen und bei KYC-Prozessen.
• Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen und gängigen MS Office-Programmen (insbesondere Excel).
• Fähig, die Administration eigenverantwortlich zu führen und dabei stets den Überblick zu behalten.
• Ein freundlicher und professioneller Umgang mit Kunden ist essenziell.
• Vertrauenswürdiger Umgang mit sensiblen Daten
• Klare und präzise Kommunikationsfähigkeiten
• Fähig, die richtigen Prioritäten zu setzen und auch unter Zeitdruck effizient zu arbeiten

Benefits

• Kleineres, dynamisches, erfolgreiches und professionelles Umfeld
• Kollegiale und respektvolle Teamkultur
• Attraktive Anstellungsbedingungen
• 1 Home Office Tag im Monat
• Zentrale Büros in Zürich

Falls Sie interessiert sind, mehr über diese Stelle zu erfahren, dann kontaktieren Sie uns noch heute. Wir freuen Sie kennenzulernen!
Diskretion ist für uns eine absolute Selbstverständlichkeit

• Selbständige Führung der gesamten Administration zusammen mit dem 7-köpfigen Assistenzteam
• Direkte Ansprechpartnerin für diverse Kundenanliegen: Ausführung von Zahlungsaufträgen, Abwicklung von Krediten (inkl. Antrag der Limite) und Festgeldern, sowie laufende Überwachung von Sollsaldi auf Kundenkonten
• Verwaltung der Kundendossiers inklusive der gesamten Vertragsdokumentation (Kontoeröffnungen, laufende Aktualisierung des KYC und Saldierungen) sowie Verwaltung der Kundenvermittler-Verträge und Erstellung der Fee-Abrechnungen
• Erstellung und Versand der allgemeinen Korrespondenz an Kunden und Geschäftspartner und diverser Marketingunterlagen an bestehende und zukünftige Kunden
• Erledigung der Gebührenbelastung (Depot-/Management und Performance Fee Gebühren, Sitzgesellschaft, Spezialgebühren)
• Bearbeitung von Spezialtransaktionen und Administration im Bereich Private Equity
• Bearbeitung von AML-Reports (Anti Money Laundering), Abklärungen zu Bargeldbezügen inkl. Erstellen der nötigen Reports
• Erstellung des monatlichen Kundenreportings und Führung von diversen Excel-Listen zu Kontrollzwecken
• Erstellung von Rechnungen sowie Überwachung und Bearbeitung der Zahlungseingänge
• Verwaltung der firmeneigenen Webseite und des CRM (Client Relationship Management)
• Terminkoordination sowie Vorbereitung und teilweise Durchführung von Kundenmeetings
• Kontaktperson für die externe Compliancestelle
• Direkte Ansprechpartner für diverse Kundenanliegen für administrative Belange
• Buchen und Erstellen von Lebenshaltungskosten-Aufstellungen (Abacus System)
• Belege aufbereiten und sammeln für die Steuerberater (u.a. i.Z.m. Immobilien Unterhalt)
• Zusammenarbeiten mit Dritten wie Banken, Steuerberatern, Anwälten, etc.
• Zahlungsverkehr und einfache Buchhaltungsaufgaben
• Unterstützung im Liquiditätsmanagement
• Erstellen und Unterstützung bei regelmässigen und ad hoc Reportings
• Dokumenten- und Vertragsmanagement (Altoo System)
• Bewirtschaftung von Vermögenskonsolidierungen (in Altoo und AMX)
• Diverse administrative Tätigkeiten (Postumleitung, Hotelbuchungen, Bewirtschaftung von Kunstsammlungen etc.)
• Vorbereitung von Family Office Meetings
• Mithilfe beim Management der Capital Commitments, Drawdowns, Distributions etc.
• Mithilfe bei der Abwicklung von neuen Private Market Investments (Koordination und Ausfüllen der Dokumente, Prüfung der Verträge u.a. mit externen Legal Advisor usw.