Senior Administrative Assistant- (m/f/d) - Football

at  Adidas

Purpose & Overall Relevance for the Organization:

• Provide a high level of administrative support to the superior and his/her department to ensure efficient management and running of the function on a day to day level.

Key Responsibilities:

• Take charge of routine correspondence to ensure timely and accurate response
• Format, type and edit a variety of material, including correspondence, memos, minutes, reports and confidential material
• Maintain and update department files, records, (organizational) charts, subscriptions and publications
• Receive and screen telephone calls , monitor mail entry and administer the department owned e-mail accounts
• Support team in creating announcements and newsletters
• Assist in creating/revising of presentations
• Schedule internal and external meetings/conferences
• Coordinate and execute all travel arrangements for team members including flight and hotel booking visa securing, car reservations and airport pick-up arrangements and solving standard problems in reasonable timeframe
• Complete travel expense reports
• Handle the department cost-center, including regular monitoring for budgets, approval of invoices to ensure correct accounting transactions
• Key contact point for information management (e.g. intranet), ensure content of the intranet is up to date
• Assist in and coordinate projects and assignments as requested/directed

(please give examples)

• Handle assigned operational tasks of respective department under supervision (please give examples)
• Support team as well as management
• General tasks:
• Order office supplies
• Administration of the shopping platform incl. creation of shopping carts, placing orders, adding & maintaining materials and suppliers, control of orders, booking of incoming orders and preparation of invoice controlling. If necessary, internal & external requests for quotations
• Coordination and administration of investment requests and inventory numbers, checking invoices in collaboration with SSC
• Administration of investment request workflow
• Investment application (e.g. IT and communication support when applying for a new laptop, mobile phone, or Blackberry) and invoice re-booking
• Maintenance of master data for temporary employees (< 1 y.) and externals via the self-service tool.
• Coordination and administration of video conferences
• Maintain data systems as directed
• Supporting office setups and moves within HQ
• Maintain vacation overview for team
• Proof reading of documents/presentations
• Understands and provides information about standards and processes

Key Relationships:

• …

Knowledge, Skills and Abilities:

• Progressed working knowledge of Microsoft Office (particularly Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
• Very good command of German and English both written and spoken
• Good communication skills
• High level of service orientation in dealing with internal and external stakeholders/customers
• Good understanding of numbers
• Good organizational skills
• Advanced SAP knowledge
• Advanced PC software skills
• Advanced knowledge on new media & applications

Requisite Education and Experience / Minimum Qualifications:

• 3 years of experience
• Experienced in job and fully qualified/trained
• Combined theoretical and practical knowledge incl. company policies and practices
• Basic knowledge in related job areas

Senior Administrative Assistant
Bereich: Brand Operations adidas
Abteilung: BU
Direkte Berichtslinie: Senior Director Development
Indirekte/sekundäre Berichtslinie: -
Tochtergesellschaft/Land: Germany
Standort: Herzogenaurach
Funktionsgruppe: P2
Entgeltgruppe: E6
Anzahl der unterstellten Personen: -
Kostenstellen-/Budget-/Umsatzverantwortung: -

Zweck & Gesamtrelevanz für die Organisation:

• Sicherstellen der administrativen Unterstützung des Vorgesetzten sowie der Abteilung.

Verantwortlichkeiten:

• Wahrnehmen des routinemäßigen Schriftverkehrs, um eine termingerechte und zielgenaue Reaktion sicherzustellen
• Formatieren, eingeben und bearbeiten verschiedener Materialien wie Schriftverkehr, Memos, Protokolle, Berichte und vertrauliche Dokumente
• Pflegen und aktualisieren von Akten, Dateien, Aufzeichnungen, Organigrammen und anderen graphischen Darstellungen. Abonnements und Veröffentlichungen
• Telefonanrufe annehmen und sondieren, eingehende Post kontrollieren und den E-Mail-Account der Abteilung verwalten
• Unterstützen des Teams beim Erstellen von Ankündigungen und Newslettern
• Mitwirken bei der Erstellung/Überarbeitung von Präsentationen
• Interne und externe Besprechungen/Konferenzen planen, inkl. Raumbuchungen
• Organisieren, Koordinieren und Abwickeln sämtlicher Reisen für die Mitarbeiter des Teams, einschließlich der Flug- und Hotelbuchungen, Beantragung von Visa, Fahrzeugreservierungen und Vorkehrungen für die Abholung vom Flughafen, sowie die üblichen Probleme in diesem Zusammenhang termingerecht lösen.
• Erstellen von Reisekostenabrechnungen
• Bearbeiten der Kostenstellen der Abteilung, einschließlich der regelmäßige Überwachung der Budgets, Freigabe von Rechnung zur Gewährleistung korrekter Buchhaltungsvorgänge
• Wichtigste Kontaktperson für das Informationsmanagement (z. B. im Intranet), sicherstellen, dass der Inhalt des Intranets aktuell ist
• Mitwirken bei und koordinieren von Projekten und Aufgaben wie gefordert/angewiesen

(bitte Beispiele angeben)

• Durchführen von operativen Aufgaben unter Aufsicht der jeweilig beauftragenden Abteilung
• Unterstützung des Teams und des Managements
• Allgemeine Aufgaben:
• Bestellen von Bürobedarf
• Administration der Einkaufs-Plattform mit Erstellung von Shopping Carts sowie Bestellungen. Bei Bedarf Angebotsanfragen bei internen und externen Anbietern. Anlage und Verwaltung von Material- und Lieferantendaten. Überwachung von Bestellung , Wareneingangsbuchung und Vorbereitung der Rechnungsprüfung.
• Koordination und Administration von Investitionsanträgen und Anlagenummer sowie Rechnungsprüfung in Abstimmung mit dem SSC.
• Administration des Workflow Investmentantrag
• Beantragen von Investitionen (z.B. IT- und Kommunikationsunterstützung bei der Beantragung von neuen Laptops, Mobiltelefonen oder Blackberrys) und Umbuchung von Rechnungen
• Stammdatenanlage von temp. Mitarbeitern (< 1 J.) und externen Mitarbeitern in Self Service Tool
• Koordination & Administration von Videokonferenzen
• Pflegen des Datensystems wie angewiesen
• Unterstützen beim Einrichten neuer Büros und Umzügen innerhalb des HQ
• Pflegen der Urlaubsplanung für das Team
• Korrekturlesen von Dokumenten/Präsentationen
• Kennt, versteht und stellt Informationen über Normen und Abläufe zur Verfügung

Befugnisse:

• i. A.

Vorwiegende Kontakte:

• …

Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten:

• Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Kommunikationsfähigkeiten
• Ein hohes Maß an Serviceorientierung beim Umgang mit internen und externen Interessengruppen und Kunden
• Ein gutes Zahlenverständnis
• Gute organisatorische Fähigkeiten
• Fortgeschrittene SAP Kenntnisse
• Fortgeschrittene PC Software Kenntnisse
• Fortgeschrittene Kenntnisse Neuer Medien & Anwendungen

Benötigte Ausbildung und Erfahrung / Mindestanforderung:

• 3 Jahre Berufserfahrung
• Berufserfahren und voll qualifiziert/ausgebildet
• Sowohl theoretische als auch praktische Kenntnisse, einschließlich der Unternehmenspolitik und Geschäftspraktiken
• Grundkenntnisse in verwandten Arbeitsbereichen

Purpose & Overall Relevance for the Organization:

• Provide a high level of administrative support to the superior and his/her department to ensure efficient management and running of the function on a day to day level

Key Responsibilities:

• Take charge of routine correspondence to ensure timely and accurate response
• Format, type and edit a variety of material, including correspondence, memos, minutes, reports and confidential material
• Maintain and update department files, records, (organizational) charts, subscriptions and publications
• Receive and screen telephone calls , monitor mail entry and administer the department owned e-mail accounts
• Support team in creating announcements and newsletters
• Assist in creating/revising of presentations
• Schedule internal and external meetings/conferences
• Coordinate and execute all travel arrangements for team members including flight and hotel booking visa securing, car reservations and airport pick-up arrangements and solving standard problems in reasonable timeframe
• Complete travel expense reports
• Handle the department cost-center, including regular monitoring for budgets, approval of invoices to ensure correct accounting transactions
• Key contact point for information management (e.g. intranet), ensure content of the intranet is up to date
• Assist in and coordinate projects and assignments as requested/directe