Senior Secretary

at  Stellenbosch University

Duties/Pligte

• Providing secretarial duties and support to the Chair of the Department, diary management and planning;
• Rendering administrative and secretarial support to departmental staff;
• Scheduling departmental meetings, drafting agendas and taking minutes at these meetings;
• Setting up and maintaining a filing system and departmental calendar;
• Coordinating the internal and external moderation and examination process of the Department;
• Professional liaising with, and handling queries internally and externally for prospective postgraduate students for the Postgraduate Diploma and the BPsych Equivalent Programme;
• Administration of the professional programmes of the Department;
• Handling undergraduate and postgraduate student administration, especially the administration of professional programmes, including class and test timetables on relevant systems, e.g. SUNLearn,
• Administering postgraduate and undergraduate marks;
• Responsible for the marketing activities in the Department, such as updating the departmental website, social media pages, newsletters and other related activities;
• Ad hoc tasks and secundus roles as required.
• Verleen sekretariële ondersteuning aan die Voorsitter van die Departement, onder meer met dagboekbestuur en -beplanning;
• Verleen administratiewe en sekretariële ondersteuning aan departementele personeel;
• Skeduleer departementele vergaderings, stel die agendas op en neem notules by hierdie vergaderings;
• Die opstel en byhou van n liasseerstelsel en departementele kalender;
• Koördineer die interne en eksterne moderering en eksamineringsproses van die Departement;
• Professionele skakeling met, en hanteer navrae intern asook ekstern vir voornemende nagraadse studente vir die Nagraadse Diploma en die BPsig GelykwaardigeProgram;
• Administrasie van die professionele programme van die Departement;
• Hanteer studente-administrasie op voor- en nagraadse vlak, veral die administrasie van professionele programme wat klas- en toetsroosters op SUNLearn insluit;
• Nagraadse- en voorgraadse punte-administrasie;
• Verantwoordelik vir die bemarkingsaktiwiteite van die Departement soos, onder andere, die opdatering van die webblad, sosiale webstuistes, nuusbriewe en ander aktiwiteite;
• Verleen ondersteuning met die departementele webtuiste
• Ad hoc- en sekundustake, soos benodig.

Job Requirements/Pos Vereistes

• A relevant diploma / postgraduate diploma / degree, or equivalent qualification;
• At least three to five years’ secretarial and / or administrative experience and / or secretarial support to a senior manager;
• Excellent verbal and written command of English (working knowledge of Afrikaans will be advantageous);
• Proven ability to work independently and accurately, and to use initiative in the performance of tasks;
• Administrative experience of academic programmes, SU systems (e.g. SUNLearn, SUNStudent) and handling marks;
• Proven knowledge and extensive experience of using SU s administrative and financial computer systems;
• Excellent interpersonal relationships and a positive attitude towards clients and colleagues;
• Effective organising skills;
• Proven computer proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint and Outlook);
• The ability to provide a professional, confidential and friendly service under pressure.
• ’n Toepaslike diploma / nagraadse diploma / graad of gelykwaardige kwalifikasie;
• Minstens drie tot vyf jaar se sekretariële en / of administratiewe ervaring en / of sekretariële ondersteuning aan ’n senior bestuurder;
• Voortreflike mondelinge en skriftelike kommunikasievaardighede in Engels ( werkende kennis van Afrikaans sal voordelig wees);
• Die bewese vermoë om onafhanklik en akkuraat te werk en inisiatief aan die dag te lê in die uitvoering van pligte;
• Administratiewe ervaring wat betref akademiese programme, en USstelsels (soos SUNLearn en SUNStudent), en puntehantering;
• Bewese kennis en uitgebreide ervaring in die gebruik van die US se administratiewe en finansi le rekenaarstelsels;
• Uitstekende interpersoonlike verhoudinge en positiewe ingesteldheid teenoor kliënte en kollegas;
• Effektiewe organisasievaardighede;
• Bewese rekenaarvaardigheid in die gebruik van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook);
• Die vermoë om, onder druk, ’n professionele en vriendelike diens te lewer.

Recommendation/Aanbeveling

• Proven verbal and written communication skills in at least English.
• Bewese mondelinge en skriftelike kommunikasievaardighede in minstens Engels.

• Providing secretarial duties and support to the Chair of the Department, diary management and planning;
• Rendering administrative and secretarial support to departmental staff;
• Scheduling departmental meetings, drafting agendas and taking minutes at these meetings;
• Setting up and maintaining a filing system and departmental calendar;
• Coordinating the internal and external moderation and examination process of the Department;
• Professional liaising with, and handling queries internally and externally for prospective postgraduate students for the Postgraduate Diploma and the BPsych Equivalent Programme;
• Administration of the professional programmes of the Department;
• Handling undergraduate and postgraduate student administration, especially the administration of professional programmes, including class and test timetables on relevant systems, e.g. SUNLearn,
• Administering postgraduate and undergraduate marks;
• Responsible for the marketing activities in the Department, such as updating the departmental website, social media pages, newsletters and other related activities;
• Ad hoc tasks and secundus roles as required.
• Verleen sekretariële ondersteuning aan die Voorsitter van die Departement, onder meer met dagboekbestuur en -beplanning;
• Verleen administratiewe en sekretariële ondersteuning aan departementele personeel;
• Skeduleer departementele vergaderings, stel die agendas op en neem notules by hierdie vergaderings;
• Die opstel en byhou van n liasseerstelsel en departementele kalender;
• Koördineer die interne en eksterne moderering en eksamineringsproses van die Departement;
• Professionele skakeling met, en hanteer navrae intern asook ekstern vir voornemende nagraadse studente vir die Nagraadse Diploma en die BPsig GelykwaardigeProgram;
• Administrasie van die professionele programme van die Departement;
• Hanteer studente-administrasie op voor- en nagraadse vlak, veral die administrasie van professionele programme wat klas- en toetsroosters op SUNLearn insluit;
• Nagraadse- en voorgraadse punte-administrasie;
• Verantwoordelik vir die bemarkingsaktiwiteite van die Departement soos, onder andere, die opdatering van die webblad, sosiale webstuistes, nuusbriewe en ander aktiwiteite;
• Verleen ondersteuning met die departementele webtuiste
• Ad hoc- en sekundustake, soos benodig