Site Administrative Support

at  International Flavors Fragrances

Job Summary
Als Site Admin Support ben je verantwoordelijk voor het voorizen van administratieve ondersteuning aan het plant managementteam en de plant, alsook aan het operationeel ondersteunen van de plant met personeelsadministratie.
Bij IFF komen wetenschap en creativiteit samen om essentiële oplossingen voor een betere wereld te creëren. Wij zijn een internationaal collectief van denkers die samenwerken met klanten om geuren, smaken, ervaringen, ingrediënten en oplossingen te bieden voor producten waar de wereld naar hunkert. Samen willen we beter doen voor mens en planeet, #DoMoreGood.
De Brugse fabriek (Genencor International BV) bevindt zich in het centrum van de historische stad, en behoort tot de divisie IFF Health & Biosciences (H&B), een innovatieve marktleider in industriële biotechnologie en een baanbrekende ontwikkelaar van enzymtechnologie en bioproducten. De fabrieken van de H&B-divisie produceren enzymen en andere bioproducten voor industrieën zoals de was- en textielindustrie, de voedingsindustrie en als versterkers in diervoeding.
Om onze groei te ondersteunen zoeken wij een Site Administrative Support :
Als Site Admin Support ben je verantwoordelijk voor het voorizen van administratieve ondersteuning aan het plant managementteam en de plant, alsook aan het operationeel ondersteunen van de plant met personeelsadministratie.
Je rapporteert aan de Plant Manager Brugge en je ondersteunt indirect de Associate Human Resources Business partner

Verantwoordelijkheden:

• Beheren van personeelsadministratie teneinde ervoor te zorgen dat alles verloopt conform de wettelijke vereisten.
• Wijzigingen op personeelsniveau verwerken in de daartoe voorziene systemen
• Het (pro-) actief voorzien in rapportering zodat de gegevens uit de tijdsregistratie tevens gebruikt worden voor besluitvorming & management.
• Fungeren als service – punt waar medewerkers & leidinggevenden terecht kunnen met vragen over sociale wetgeving, arbeidsreglement, personeelsgids, geldende policies
• Ondersteuning van de Associate HRBP in up-to date houden van de processen en procedures
• Vragen van leidingegevende en medewerkers kanaliseren naar de juiste personen en/of tools
• Coordineren van het wervings-en selectieproces voor de hiring manager in samenwerking met Talent Aquisition
• Wervingsacties intiëren, opvolgen en registreren (rondleidingen, beurzen, advertenties, FB – campagnes, ondernemer voor de klas, schoolbezoeken, stagairs, …)
• Screening van kandidaten (CV, screening, intake)
• Organiseren en inplannen van afspraken voor interviews, rondleiding, testen en assessment
• Verzorgen van de communicatie met de uitzendkantoren, goedkeuren van prestaties en controle van facturen
• De Hiring Manager bijstaan bij de onboardingsprocessen
• Begeleiden van de leidinggevenden in onboardingproces
• Onthaal geven aan de nieuwe werknemers
• Actief bijdragen aan projecten om huidige processen te optimaliseren
• Het ondersteunen van het plant management en de leidinggevenden ten einde de plant-doelstellingen te behalen
• Administratieve ondersteuning door input van data
• Aanleveren van de rapportages voor Plant Management en overlegorganen
• Het ondersteunen van de leidinggevenden bij adminstratieve taken en processen
• Het ondersteunen van externe audits door het aanleveren van de gevraagde gegevens
• Ad hoc ondersteunen bij diverse Plant-projecten

Profiel

• Professionele bachelor of gelijkaardig door ervaring
• Je bent servicegericht
• Je kan zelf je werk organiseren met de juiste prioriteiten
• Je hebt aantal jaren ervaring in een service gerichte rol
• Je bent een teamplayer
• Goede kennis van MS Office, en Excel
• Goede kennis van Nederlands en Engels
• Kennis van Easytime of gelijkaardig tijdsregistratiesysteem is een plus
• Kennis van sociale wetgeving is een plus
• Ervaring met werving en selectie is een plus

Ons aanbod

• De kans om een onderdeel te worden van een gedreven team medewerkers binnen een internationale context met topklasse technologie & wetenschap
• Een voltijdse rol in dagdienst met 21 extra dagen arbeidsduurvermindering op jaarbasis
• Glijdende werktijd zodat je werk & privé in balans kan houden
• Mogelijkheid tot thuiswerk na de opleiding (1 dag per week)
• Een duidelijke rol met ondersteuning tijdens je loopbaan
• Een rol waarin je kan groeien (breedte & diepte)
• Een familiale bedrijfscultuur
• Aantrekkelijk loonpakket aangevuld met diverse extra – legale voordelen (maaltijdcheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, aanvullend ouderschapsverlof, tandzorgverzekering, fietslease – mogelijkheid, fietsvergoeding, sociale activiteiten …).

Sollicitatieprocedure
Upload je CV en motivatiebrief onderaan deze pagina en solliciteer rechtstreeks.
Voor meer informatie over deze rol en kan u contact nemen met onze lokale HR – afdeling via localHR.Brugge@iff.com of het nummer 050/50 87 01 67 (mevr. Spousta).
Uiteraard behandelen we je kandidatuur confidentieel. Verder kan je rekenen op een snelle behandeling en duidelijke feedback.
We are a global leader in taste, scent, and nutrition, offering our customers a broader range of natural solutions and accelerating our growth strategy. At IFF, we believe that your uniqueness unleashes our potential. We value the diverse mosaic of the ethnicity, national origin, race, age, sex, or veteran status. We strive for an inclusive workplace that allows each of our colleagues to bring their authentic self to work regardless of their religion, gender identity & expression, sexual orientation, or disability.
Visit
IFF.com/careers/workplace-diversity-and-inclusion
to learn mor

Please refer the Job description for details