Un coordinateur administratif Hainaut Oriental (H,F,X)

at  Mutualit Chrtienne

UN COORDINATEUR ADMINISTRATIF HAINAUT ORIENTAL (H,F,X)

La Mutualité chrétienne (MC) participe au bien-être et à la santé de plus de 4,5 millions de membres. Comment ? Grâce au dynamisme de ses collaborateurs ! Ils unissent leurs forces au quotidien pour obtenir des résultats. La solidarité les inspire et les motive : ensemble, ils font tout pour aller de l’avant. La MC apprécie l’enthousiasme de ses collaborateurs. Leurs efforts sont reconnus et appréciés. Ils peuvent saisir de nombreuses opportunités de se développer et d’évoluer dans leur fonction. Une attention importante est accordée à l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Vous hésitez à nous croire sur parole ? Posez la question à tous ceux qui travaillent chez nous. Ils se feront un plaisir de vous le confirmer : chez nous, ça vit!
Description de fonction
Sous la responsabilité directe du Directeur opérationnel du Pôle du Hainaut oriental, vous coordonnez les activités administratives et de support du pôle.
Pour ce faire, vous apportez un soutien administratif, organisationnel, financier et logistique au Pôle et aux lieux de participation internes et externes.
Votre mission :

Coordination et optimalisation de l’ensemble des activités administratives et de support :

• Vous encadrez fonctionnellement l’ensemble des missions de la cellule support
• Vous optimalisez les procédures de travail et en assurez la mise en œuvre
• Vous participez activement à la communauté des collaborateurs support administratif MC (échange d’infos, propositions d’amélioration, …)
• Vous agissez en tant que personne clé, réfléchissez aux problèmes récurrents et analysez la situation avec votre responsable
• Vous organisez votre propre agenda en fixant vos priorités de manière autonome et en coordonnant les urgences avec votre responsable
• Vous participez à l’élaboration et assurez le suivi de budgets spécifiquement attribués

Point de contact :

• Vous êtes le point de contact pour la direction du pôle et ses interlocuteurs internes et externes
• Vous orientez ou transférez les collaborateurs ou visiteurs vers le bon interlocuteur
• Vous assurez le suivi des courriers et mails entrants et sortants

Soutien organisationnel et administratif :

• Vous assurez principalement le soutien organisationnel et administratif du Pôle, les instances et lieux de participation (conseil statutaire de l’action mutualiste du pôle, Assemblée générale, Conseil d’administration, Bureau de l’ASBL médico-sociale)
• Vous organisez des réunions, en présentiel ou à distance (réservation des salles, envoi des invitations, catering, agenda, …); vous y participez et en assurez la prise de note
• Vous rédigez et mettez en page divers documents (présentations, supports pour des projets et des réunions, notes, PV, …)
• Vous assurez le suivi des TO DO de réunions et/ou des discussions (planification de l’agenda, actions à mener, etc.)
• Vous apportez votre soutien à la mise en œuvre de projets ou d’initiatives (planning, contact avec les prestataires externes, …), à l’organisation des activités dans les CMS (prise d’inscriptions, …), et à l’organisation d’évènements et activités pour le personnel
• Vous structurez et mettez à jour les bases de données nécessaires au sein du pôle (coordonnées des mandataires, statuts, …)
• Vous structurez au quotidien le classement, digital et papier, des documents et leur archivage
• Vous assurez le support comptable et logistique (suivi des factures, du budget, gestion du stock de matériel de bureau, …)

Soutien de la communication interne :

• Vous identifiez les besoins et opportunités en matière de communication interne et émettez des propositions à ce sujet
• Vous structurez et rédigez les communications internes liées à la vie du pôle et du site en veillant au respect des standards MC
• Vous gérez et mettez à jour l’intranet et les canaux de communication « Teams »
• Vous êtes garant.e de la confidentialité qu’exigent certaines informations reçues et faites preuve de la discrétion requise

Profil

Votre profil :

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bachelier ou équivalent par expérience
• Vous avez, au minimum, deux années d’expérience dans le domaine administratif
• Vous faites preuve de rigueur, précision et organisation dans l’exécution de votre travail et vous êtes particulièrement attentif au respect des échéances
• Vous avez une connaissance approfondie et à jour des logiciels de bureautique courants (Office365, …)
• Vous êtes flexible et disposé, occasionnellement, à travailler en soirée ou le WE, essentiellement pour soutenir le bon déroulement des lieux de participation et instances médico-sociales du pôle
• Vous communiquez aisément, aussi bien oralement que par écrit
• Vous témoignez d’une confidentialité à toute épreuve
• Vous faites preuve d’autonomie tout en assurant des feedbacks réguliers à votre supérieur hiérarchique
• Vous démontrez d’une capacité à évaluer la portée de vos actions et à proposer des améliorations dans votre domaine de compétence

Offre

A la MC, votre travail a un impact sur la société. Chaque jour, vous faites la différence pour nos membres. Vous pouvez compter sur une enveloppe salariale diversifiée et compétitive, tout en préservant l’équilibre entre le travail et la vie privée. Mais cela ne s’arrête pas là. Car si vous le souhaitez, vous pouvez saisir de nombreuses opportunités. Nous vous proposons des formations et des possibilités d’évolution. Vous avez l’occasion de prendre des initiatives. Et vous collaborez à des projets riches en défis. Une chose est sure : chez nous, vous pouvez vous développer. Comme pour tout collègue de la MC, une conclusion s’imposera bien vite à vous : chez nous, ça vit !

• Nous vous proposons un contrat à durée indéterminée à temps plein
• Une rémunération au barème E
• Lieu de travail principal : au sein du pôle du Hainaut Oriental (Anderlues)
• Un environnement de travail stimulant rempli de challenges

Intéressé
Intéressé.e par cette fonction ? N’hésitez pas et sollicitez immédiatement en ligne en cliquant sur le lien ci-dessous. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature jusqu’au 18 aout 202

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