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Résumé de la position:
Sous la direction du superviseur immédiat, administre les comptes. Agit comme personne-ressource et résout les problèmes. Traite ou surveille le traitement des transactions financières, comptables et de paie. Examine, analyse et rapproche les registres comptables et financiers ainsi que les documents tels que les relevés bancaires, les dépenses, les budgets, les prêts et autres. Assure l’exactitude et la conformité aux directives de l’Université, du gouvernement et des organismes subventionnaires, ainsi qu’aux politiques et procédures de comptabilité, de rapport et de paie. Effectue diverses tâches administratives selon les besoins de l’unité.

Tâches et responsabilités principales :

• Administre les comptes. Agit comme personne-ressource et résout les problèmes. Prépare les écritures de journal et de grand livre. Traite ou surveille le traitement des opérations financières et comptables. Examine et analyse les dossiers et documents comptables et financiers tels que les relevés bancaires, les dépenses, les budgets, les prêts et autres.
• Assure l’exactitude et la conformité aux directives de l’Université, du gouvernement et des organismes subventionnaires, aux lois fiscales ainsi qu’aux politiques et procédures de comptabilité, de rapport et de paie. Tient à jour ses connaissances sur ces questions et donne des explications aux chercheurs, au personnel et aux agences.
• Configure les comptes, les sous-comptes et les budgets. Approuve les dépenses, reçoit les fonds et traite les dépôts. Compile et prépare le matériel à envoyer à la banque. Examine, vérifie et traite les rapports de dépenses, les demandes d’achat, les réclamations, les avances, les bons d’épargne, la facturation et les frais.
• Surveille les prêts. Suivi des paiements manquants. Conseille et organise les échéanciers de paiement.
• Surveille et concilie divers comptes, relevés et rapports. Identifie et analyse les écarts et les erreurs. Apporter des corrections, traiter les ajustements et assurer le suivi des problèmes. Audite les éléments en suspens.
• Vérifie l’exhaustivité et l’exactitude de la documentation.
• Prépare les calendriers, les rapports et les états financiers. Formule des recommandations sur les allocations budgétaires. Fournit des informations et de la documentation aux auditeurs.
• Maintient les systèmes d’information informatisés et participe à leur mise en place et à leur développement pour améliorer l’efficacité au sein de l’unité. Assurer la liaison avec les personnes-ressources en informatique au besoin. Configure et maintient des bases de données et des feuilles de calcul. Saisit les données et met à jour les informations.
• Effectue diverses tâches administratives et de bureau selon les besoins de l’unité. Prépare la correspondance liée aux fonctions du poste. Assure la liaison avec les personnes ressources appropriées.
• Utilise divers équipements tels qu’un ordinateur personnel, une imprimante, une calculatrice, un téléphone, une photocopieuse, un lecteur de microfiches et un télécopieur.
• La liste des tâches et responsabilités décrites ci-dessus est représentative et non une liste complète et détaillée des tâches qui peuvent être effectuées par un employé qui a été jumelé à cette description de poste générique.

Autres compétences et/ou aptitudes qualifiantes :

• Doit être axé sur le client et axé sur le service avec une capacité éprouvée à traiter avec des personnes à tous les niveaux.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et grande attention aux détails.
• Doit avoir d’excellentes compétences d’organisation et de priorisation pour respecter les délais mensuels.
• Capacité démontrée à travailler de manière autonome et à faire partie d’une équipe.
• Aptitude avérée à traiter efficacement et avec diplomatie dans des situations délicates.
• Expérience de travail dans un environnement informatique utilisant des logiciels de traitement de texte, de tableur, de base de données et de présentation et capacité à utiliser le courrier électronique ainsi que Minerva, Banner (FIS, SIS et HRIS), Workday et Crystal Reports.
• Connaissance du français et de l’anglais : L’Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à un niveau #4 sur une échelle de 0-4.

LI-Hybride

Informations Complémentaires:
1. Agit en tant que personne ressource et résout les problèmes avec les clients des services financiers concernant les comptes créditeurs et les voyages et est responsable d’apporter les corrections appropriées, y compris la publication des transactions du journal dans le système Banner.
2. S’assure que tous les paiements (notes de frais, avances et factures) sont exacts et conformes aux politiques/règlements. S’assure que les approbations appropriées des notes de frais et des avances ont reçu l’approbation/signatures correctes du département avant d’être approuvées. Prépare la correspondance et informe les demandeurs lorsque les notes de frais sont rejetées et fournit des explications en citant la politique.
3. Maintient ses connaissances à jour sur l’évolution des politiques de l’Université afin de répondre efficacement à toutes les requêtes concernant les paiements impayés. Fournit des conseils à la communauté de McGill en offrant des explications sur ces politiques et procédures.
4. Calcule, enregistre ou auto-cotise la TPS et la TVQ sur toutes les factures de l’Université conformément aux réglementations fiscales gouvernementales. Conformément aux lois sur les taxes à la consommation, s’assure que les taxes appropriées sont enregistrées et appliquées pour bénéficier des rabais applicables. Examine et vérifie le travail des autres collègues (saisie des avancées).
5. Surveille les pièces justificatives telles que les reçus pour s’assurer qu’elles reflètent correctement la catégorie de dépenses sélectionnée, analyse si les dépenses sont éligibles selon les politiques de l’université ; vérifie l’exhaustivité et l’exactitude de la documentation en s’assurant que les reçus et les pièces justificatives correspondent aux montants réclamés.
6. Traite les dépôts de chèques pour les avances non dépensées. Traite l’ajustement des écritures de journal pour les avances impayées qui doivent être comptabilisées dans Banner. Lors du traitement des factures, s’assure que les informations du fournisseur, y compris le code de séquence d’adresse, la devise, les taxes de vente et l’adresse, correspondent à la configuration de la facture et du fournisseur dans Banner et informe les services d’approvisionnement de tout changement de fournisseur ou le demandeur de bon de commande de toute incohérence.
7. Examine, analyse et traite toutes les notes de frais et avances; approbation/approbation finale de toutes les notes de frais jusqu’à un montant de 5 000 $, soit environ 48 millions de dollars en dépenses annuelles pour l’université. 8. Examine, analyse et traite toutes les factures ; approbation finale de toutes les factures jusqu’à un montant de 50 000 $, ce qui représente environ 255 millions de dollars en dépenses annuelles pour l’université.
8. Examine, analyse et traite toutes les factures ; approbation finale de toutes les factures jusqu’à un montant de 50 000 $, ce qui représente environ 255 millions de dollars en dépenses annuelles pour l’université.
9. Analyse et rapproche la correspondance bidirectionnelle entre la facture et le bon de commande (PO) en faisant correspondre les produits et les prix. Assure des contrôles d’audit appropriés en analysant les écarts et les erreurs. Effectuer des corrections, traiter les ajustements et assurer le suivi des problèmes directement avec les fournisseurs, les demandeurs de bons de commande et les gestionnaires financiers du fonds, etc.
10. Communique avec le demandeur du bon de commande et le gestionnaire financier du fonds (FFM) et les informe si le bon de commande est fermé ou si les fonds sont insuffisants. Cela est nécessaire pour garantir une déclaration précise et opportune des transactions.
11. Calcule, prépare et enregistre quotidiennement les transactions comptables à l’aide de systèmes financiers automatisés via le module AP, Banner, Minerva, Application Extender, Sharepoint et Micrsosoft. Participe aux modifications apportées au menu ou aux processus/politiques dans le menu des notes de frais et des avances Minerva.
12. Surveille les avances en souffrance. Effectue le suivi des paiements manquants. Assure la recouvrabilité.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Comptabilité 3 ans Expérience connexe /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau E) $27.75 - $34.40
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Accounts Payable Manager
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2024-04-05
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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