Administratief medewerker Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen

at  KU Leuven

Administratief medewerker Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen
(ref. ATP-2024-204)
Laatst aangepast: 30/04/24
De KU Leuven verstevigt haar plek in de wereldranglijsten elk jaar opnieuw. Het is een unieke werkomgeving waar onderwijs, onderzoek en academische innovatie hand in hand gaan met een hart voor mensen. Een omgeving waar jij zeker deel van wilt uitmaken!
De faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen (FEB) bereidt jonge ondernemers voor op een succesvolle loopbaan in het bedrijfsleven, de (inter)nationale publieke beleidsvorming of in het onderzoek. Heel wat van onze medewerkers spenderen het gros van hun tijd aan research. De spil van onze organisatie zijn dan ook onze onderzoekseenheden die zich elk toeleggen op onderzoek en onderwijs in een bepaald vakgebied.
Heb jij interesse om het eerste aanspreekpunt te zijn voor de professoren, doctoraatsstudenten en andere medewerkers in de onderzoekseenheid Economie? Wil jij hen ondersteunen bij praktische vragen en administratieve taken? En vind je het ook interessant om events te organiseren?
Wel, we verwelkomen je graag in een team van collega’s dat de onderzoekseenheid Economie ondersteunt.
De onderzoekseenheid Economie is actief op de campussen Leuven en Brussel. Je werkt onder de dagelijkse leiding van een beheerder samen met andere allround administratieve medewerkers en medewerkers gespecialiseerd in het ondersteunen van research projecten.
Voor ons ben je zo het cruciale radertje dat de eenheid vlot laat draaien.
Klinkt alvast goed, toch? Neem dan zeker een kijkje op onze website:
Website van de eenheid
Functie
Bij ons is elke dag anders. Je takenpakket is nooit saai en biedt mogelijkheden tot ontplooiing. Vanaf het moment dat je thuis je pc opent of één van onze campussen binnenwandelt, word je begroet door je collega’s.
Professor X spreekt je in de lift al aan met de vraag of ze later mag binnenspringen over een onkostennota. Met plezier maak je straks tijd vrij, maar eerst heb je een online overleg met je collega’s van de dienst marketing en communicatie over de nieuwe softwaretool om boodschappen op de digitale schermen te plaatsen.
En dan niet vergeten om emails uit te sturen voor de planning van selectiegesprekken voor een nieuwe, liefst internationale professor. Het is vrij dringend, maar gelukkig ben jij een tovenaar wanneer het aankomt op planning en organisatie. En communiceren in het Engels is ook geen probleem. Het voorbereidende werk is al achter de rug: er waren heel wat kandidaten. Om dat correct bij te houden was nauwkeurigheid en dus opperste concentratie vereist, en dat is een taak die je eerder op een thuiswerkdag afwerkte.
Tijd voor een pauze. Je slaat een korte babbel hier en daar – iedereen kent jou immers - en men vraagt je of jij al weet waar en wanneer het dagje uit van de onderzoekseenheid doorgaat. Nee, dat weet je (nog) niet, hoog tijd dat je er achteraan gaat.
Je vangt ook op dat er commotie is over het tekort aan werkplekken. En ja, ook jij bent van mening dat de werkplaatsen beter kunnen georganiseerd worden. Je noteert het voor je volgende bespreking met de beheerder van de onderzoekseenheid. Gelukkig kan je voor verhuizingen rekenen op de ondersteuning van de universiteitsbrede diensten. Dat is al een zorg minder!
Over enkele dagen komt het bestuur van de onderzoekseenheid samen, dus jij boekt een vergaderzaal en regelt dat er broodjes zijn. Met wat lekkers verlopen die vergaderingen altijd wat vlotter.
Net klaar en professor X klopt op jouw deur. Zij is dus een betalingsbewijs van een congresbezoek verloren en vraagt of en hoe ze die kosten nog kan inbrengen. Gelukkig weet jij je weg wel te vinden op het intranet waar al deze informatie verzameld staat. En anders kun je nog je netwerk bij de financiële diensten aanspreken om te bekijken wat mogelijk is.
De dag is weer voorbij gevlogen!
Profiel

We zoeken iemand die de juiste talenten op het juiste moment kan inzetten. Herken je jezelf grotendeels in onderstaande lijst? Dan is er grote kans op een match. We zoeken dus iemand:

• met een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring;
• met bij voorkeur enige werkervaring;
• met een proactieve en pragmatische ingesteldheid om oplossingen te zoeken voor strakke administratieve processen;
• die constructief samenwerkt met medewerkers in je team;
• die discreet weet om te gaan met vertrouwelijke informatie;
• die stressbestendig is en prioriteiten kan bepalen;
• die flexibel is en geen probleem heeft om regelmatig naar de andere campus te gaan;
• met goed gevoel voor humor en een collegiale ingesteldheid;
• die goed met digitale toepassingen overweg kan;
• die events kan organiseren;
• met een enthousiasmerende en verbindende manier van werken;
• met een vlotte babbel en pen (ENG en NL);
• gefascineerd voor de academische wereld en al haar troeven.

Aanbod

Wij bieden een voltijdse of deeltijdse tewerkstelling aan, met als minimum 50% (tewerkstellingspercentage is bespreekbaar) in een internationale en dynamische omgeving.

• Wil je toch af en toe aan de bruisende academische wereld ontsnappen, dan kan je ook van thuis werken.
• Je wordt aangenomen voor een periode van 1 jaar met uitzicht op een contract voor onbepaalde duur.
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 3.

Interesse
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Charline Stoelzaed (charline.stoelzaed@kuleuven.be) en de heer Andras Avonts (andras.avonts@kuleuven.be).
Voor meer informatie over de selectieprocedure kan je mevrouw Kath Leenknecht contacteren (tel.: +32 16 37 63 24).
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 21/05/2024 via onze online sollicitatietoepassing

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.

• Sollicitatieprocedure
• Arbeidsvoorwaarden
• Loopbaanmogelijkheden

Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be
avtimer
Tewerkstellingspercentage: Voltijdse of deeltijdse tewerkstelling mogelijk
locationcity
Locatie : Leuven/Brussel
timer
Solliciteren tot en met:

Please refer the Job description for details