Administrative Assistant

at  McGill University

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pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Résumé du poste:
Assurer une administration efficiente et efficace d’une faculté/département/unité, à l’appui de l’enseignement, de la recherche et de l’administration, conformément aux buts et objectifs de l’unité, tout en veillant à la cohérence avec la mission et la culture de l’université. Planifier, développer et mettre en œuvre des processus et des politiques administratives pour une unité. Élaborer des normes, des pratiques et des systèmes administratifs. Assurer une fonction de liaison avec les autres unités et les organisations externes. Soutenir les activités liées à l’administration générale, notamment les finances, les ressources humaines, la communication, les affaires étudiantes, les ressources matérielles, les archives, la gouvernance et les affaires juridiques. Interpréter et appliquer les règlements, politiques et lignes directrices de l’université. Assurer des fonctions liées à la planification et à l’analyse institutionnelle.

Responsabilités principales:

• Effectuer et organiser des activités à l’appui des opérations quotidiennes de l’unité en veillant à ce que les services administratifs soient fournis conformément aux buts et objectifs établis.
• Mettre en œuvre des procédures ou des systèmes administratifs modérément complexes à l’appui des activités de la faculté, du département ou de l’unité et veiller à ce que les activités respectent ou dépassent les exigences de qualité établies.
• Aider à la préparation des budgets de fonctionnement et d’investissement et des demandes de subventions de recherche.
• Contrôler et rapprocher les comptes ; contribuer à la préparation de rapports et d’états. Approuver les dépenses dans le cadre des lignes directrices établies.
• Planifier des réunions, des conférences, des déjeuners et des événements spéciaux. Rédiger et distribuer les procès-verbaux.
• Gérer les licences de logiciels informatiques et la distribution du matériel.
• Gérer les ressources humaines de l’unité, y compris le traitement des formulaires, des lettres, des fiches de paie et d’autres documents.
• Tenir à jour l’inventaire des locaux et interagir avec les unités de services des installations pour les services nécessaires au bâtiment, tels que les rénovations, la sécurité, les interventions d’urgence, la sûreté, etc.
• Administrer les ressources matérielles de l’unité ou du bâtiment conformément aux réglementations de l’université et du gouvernement.
• Compiler des statistiques et des données à inclure dans les rapports. Mettre à jour les documents et les rapports, qu’ils soient imprimés ou publiés sur le site web.
• Soutenir les activités administratives relatives aux étudiants et à l’enseignement.
• Établir et favoriser des relations de travail efficaces en identifiant les besoins et en apportant un soutien à la prestation de services.
• Évaluer et résoudre les problèmes administratifs. Le cas échéant, informer le superviseur et formuler des recommandations.
• Assister aux réunions.

Autres compétences et/ou aptitudes :

• L’expérience dans un environnement actif de recherche est un atout.Expérience confirmée de la gestion d’agendas complexes et à facettes multiples. Doit être capable d’évaluer les problèmes et de déterminer les priorités.
• Haut niveau de professionnalisme et de discrétion.
• Flexibilité pour s’adapter à des délais serrés, des changements fréquents et des demandes.
• Capacité à rédiger des comptes rendus de réunions et à assurer le suivi des mesures à prendre en temps voulu.
• Capacité avérée à travailler avec des applications informatiques et des applications Microsoft Office telles que Word, Excel, PowerPoint.
• Des compétences en analyse de données constituent un atout.
• Solides compétences en communication verbale et écrite, principalement en anglais; la maîtrise du français est un atout.

Connaissance du français et de l’anglais: L’Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 sur une échelle de 0-4.
Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 ans Expérience connexe /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Professeur
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2024-07-31
Date limite pour postuler :
2024-02-21
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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