Agent ou agente de secrétariat

at  Universit Laval

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d’un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d’assurer la bonne marche de l’ensemble des opérations d’une unité administrative .
Attributions caractéristiques Anticipe et prévient les besoins des personnes qu’elle ou qu’il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d’un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d’assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu’elle ou qu’il assiste. À ce titre, tient l’agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Tient à jour la comptabilité d’une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises. Collabore à l’établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l’équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi. Assume la responsabilité de la création et de l’exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur. Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s’assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances. Répond à des demandes d’informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels. Veille au respect et à l’application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d’activités.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l’équivalent
Expérience : Quatre (4) années d’expérience pertinent (dont 2 années fermes en gestion budgétaire)
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook, Powerpoint
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d’un logiciel reconnu à l’intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinente acquise à l’Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d’études que celui exigé; chaque année d’expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d’études que celui exigé.
À titre d’information
Autres logiciels utilisés : Explo, Peoplesoft finances
Le rôle principal consiste à apporter un soutien aux processus relatifs à la gestion financière du département d’une part (saisie de contrat, mise à l’horaire, transactions financières) et à assumer des tâches de secrétariat au Département des fondements et pratiques en édujcation. Cette personne assure la première ligne dans les relations avec la clientèle. Relevant du coordonnateur d’activités, elle travaille en collaboration avec toute l’équipe administrative en soutien au département, elle est amenée à collaborer avec ses homologues dans les autres départements, ainsi qu’avec les membres de l’équipe du Bureau de gestion financière facultaire.
Les principales tâches: Assume le soutien de première ligne auprès des membres du personnel rattaché au département, et pour ce faire, effectue la veille de la boîte générique (secretariat.fpe@fse.ulaval.ca), assure le suivi des dossiers liés au secrétariat (calendrier des opérations, reprographie, courrier interne et externe, classement, réservation de locaux, etc.); Vérifie la présence et la validité des pièces justificatives et complète les formulaires administratifs pour les demandes de paiement et de remboursement, les rapports de dépenses de voyage et de réception, les avances de voyages, les demandes. Procède aux vérifications et aux conciliations requises; En soutien à la technicienne en administration rattachés.es au département, procède à la saisie et/ou la vérification des contrats d’embauche des auxiliaires et professionnels de recherche, des stagiaires postdoctoraux, de personne-ressources et de chargés de cours; En collaboration avec la direction du centre de documentation la Testothèque, apporte un soutien aux processus administratifs liés à la gestion du centre et répond aux demandes de matériel de testing du personnel enseignant et des étudiants; En collaboration avec ses homologues dans les autres départements, assume l’ensemble de la gestion des opérations liées aux demandes d’accommodements scolaires. Produit un rapport d’activités en fin d’année financière; Participe au processus de mise à l’horaire des différents programmes du département: saisie de l’horaire, assignation des cours, attribution des places, réservation de locaux; En collaboration avec le supérieur immédiat, assure la logistique de la gestion des locaux et des espaces de travail pour le personnel administratif et enseignant du département; Réalise des activités propres aux études telles que la saisie des notes manquantes, les demandes de modification de notes, le suivi des demandes d’équivalence; Etc

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