Agent ou agente de secrétariat

at  Universit Laval

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d’un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d’assurer la bonne marche de l’ensemble des opérations d’une unité administrative .
Attributions caractéristiques Anticipe et prévient les besoins des personnes qu’elle ou qu’il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d’un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d’assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu’elle ou qu’il assiste. À ce titre, tient l’agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Tient à jour la comptabilité d’une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises. Collabore à l’établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l’équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi. Assume la responsabilité de la création et de l’exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur. Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s’assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances. Répond à des demandes d’informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels. Veille au respect et à l’application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d’activités.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l’équivalent
Expérience : Quatre (4) années d’expérience pertinente (dont 1 année ferme en gestion budgétaire)
Autres : Logiciels: Outlook, Excel
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d’un logiciel reconnu à l’intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinente acquise à l’Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d’études que celui exigé; chaque année d’expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d’études que celui exigé.
À titre d’information
Autres logiciels utilisés: Teams, Peoplesoft finance et RH, Explo
La personne qui occupe cette fonction effectue plusieurs tâches qui sont reliées exclusivement aux opérations de la gestion financière de différents secteurs de la Faculté. Elle veille au respect des politiques de gestion financière définies par l’Université et la Faculté de médecine. Elle joue un rôle important de support pour les gestionnaires des départements. Elle travaille en étroite collaboration avec les coordonnateurs et coordonnatrices d’opérations financières et le personnel de soutien dédiés au volet finance.
Tâches et responsabilités Effectue la saisie de contrats décentralisés de chargés de sessions cliniques, de chargés de responsabilités administratives et d’autres types d’emploi ponctuels et en assure le suivi ; Valide l’inscription des contrats dans Explo, concilie les données et effectue les redistributions rétroactives de salaire ; Répond à des demandes d’informations, diffuse et explique les renseignements concernant l’utilisation de PSRH; Procède aux affichages sur le site du Service du développement professionnel ; Produit différents formulaires administratifs (DA, DP, rapport de dépenses et de voyage, etc.); Prépare et tient à jour des gabarits de suivi budgétaire; Assure le suivi de projets spéciaux qui pourraient lui être attribués (suivi des projets AC et AA pour les diverses unités, etc.) ; Assure un support à son équipe dans tout le processus budgétaire (prévisions budgétaires, redditions, démarcations, préparation et vérification de fichiers)

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