Assistant ou Assistante de direction - 70%

at  Hpitaux Universitaires de Genve

DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE

Avec plus de 12’000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.
Le poste est rattaché à la Direction des affaires extérieures, direction transversale, intégrée à la Direction générale adjointe. En cohérence avec les axes stratégiques des HUG, la Direction des affaires extérieures contribue à renforcer le rayonnement et la visibilité des HUG. Ses actions visent à coordonner les partenariats institutionnels au niveau cantonal, régional, national et international, renforcer la position des HUG au sein de la Genève internationale, contribuer au programme philanthropique des HUG, soutenir le déploiement des activités humanitaires et coordonner les relations avec les églises, les communautés religieuses et les aumôneries.

DESCRIPTION DU POSTE

Vous assistez la directrice et les membres de l’équipe en assurant le secrétariat de la direction dans les domaines relevant de ses activités et responsabilités avec prises de décision selon délégation de pouvoir.
Vous êtes en charge, notamment, de la conception et de la réalisation de documents de présentations nécessaires à l’activité des collaboratrices et des collaborateurs de la direction, de l’élaboration et de la gestion de différents processus propres à la Direction des affaires extérieures, de l’élaboration des rapports annuels d’activités de la direction à l’attention des instances dirigeantes de l’institution, de la prise des procès-verbaux ainsi que du suivi des décisions, de la saisie et du suivi des donateurs et donneuses au sein du Customer Relationship Management et de l’édition trimestrielle et annuelle d’indicateurs à l’attention de la Direction générale.
Vous accomplissez également des tâches administratives, telles que l’organisation logistique des réunions, la gestion des commandes et des fournitures nécessaires au bon fonctionnement de la direction et participez à différents projets développés au sein de la direction.
En lien avec la mission de la Direction des affaires extérieures, vous êtes en relation avec différents acteurs et actrices internes, notamment les départements médicaux ainsi qu’avec des partenaires externes

QUALIFICATIONS

Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé ou employée de commerce et d’une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d’assistant ou assistante de direction ou titre jugé équivalent.
Vous avez une très bonne connaissance des outils bureautiques et informatiques (Niveau ECDL standard sur web, Advanced pour Word, Excel et Powerpoint) et présentez un intérêt pour le numérique.
Vous maîtrisez parfaitement la langue française et disposez de capacités rédactionnelles. Vous possédez une bonne maîtrise de l’anglais (oral/écrit) et êtes capable de rédiger en anglais.
Vous faites preuve d’une excellente organisation et avez le sens de la gestion des priorités. Vous êtes une personne rigoureuse, ouverte et diplomate et vous savez vous montrer disponible, polyvalente et flexible. Votre sens des priorités et de prises d’initiatives vous permet de travailler de manière autonome. Vous appréciez le travail en équipe et savez développer des relations harmonieuses avec différents interlocuteurs et interlocutrices grâce à votre diplomatie et votre entregent.

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