Consultant membre - Section coordination opérationnelle et appui administratif

at  Federale Politie

DESCRIPTION DE LA FONCTION

En tant que gestionnaire de dossier, établir et/ou analyser et/ou contrôler des dossiers suivant la réglementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier.

• Préparer la tenue et le rapportage de réunions avec des autorités administratives ou des autorités de sécurité ;
• Recueillir des informations ou des clarifications auprès de différentes sources ;
• Gérer la répartition des demandes de vérification de sécurité émanant des autorités administratives ;
• Participer à la rédaction des décisions de la Police Fédérale suite aux demandes des autorités administratives de soumettre certains membres de leur personnel à une vérification de sécurité.

En tant que gestionnaire de données, consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l’organisation des informations structurées.

• Participer à la mise à jour des bases de données et les statistiques concernant les dossiers de vérifications de sécurité ;
• Alimenter et tenir les différentes bases de données à jour aux moments convenus ;
• Créer des rapports et des listes sur base des banques de données des dossiers de vérifications de sécurité ;
• Participer à la création ou à la tenue à jour de la documentation interne et externe relative à la matière traitée.

En tant que gestionnaire de l’information, gérer et exploiter l’information pertinente ayant trait aux domaines spécifiques afin de la rendre disponible pour permettre à chacun la réalisation de ses tâches et/ou de respecter les procédures ad hoc.

• Contrôler et adapter le contenu de l’information ;
• Communiquer l’information selon le/les canal(aux) adéquat(s) ;
• Rechercher et analyser l’information dans les différentes bases de données et sources d’information.

En tant que soutien HRM, réaliser des tâches et activités HRM suivant les procédures en vigueur afin d’assurer la gestion optimale du personnel mis à la disposition de l’entité.

• Assurer la bonne exécution des tâches HRM au sein de la section « Coordination opérationnelle et Appui administratif » ;
• Fournir un appui ponctuel en matière HRM afin d’assurer la continuité du service.

En tant que personne de contact, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d’une réponse à leur demande.

• Répondre aux demandes d’information de clients internes ou externes par le canal adéquat ;
• Renvoyer les clients vers les personnes/services compétents ;
• Fournir les documents/ renseignements nécessaires aux personnes/services demandeurs ;
• Faire des recherches dans les banques de données ou des archives pour des clients internes ou externes ;
• Donner des explications aux clients concernant la procédure et en cas de problème réfléchir à des solutions orientées client suivant les procédures ou règles.

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