Consultant - Secrétaire SICAD

at  Federale Politie

DESCRIPTION DE LA FONCTION

En tant que soutien administratif

Réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l’entité, et/ou d’assurer la mise à disposition des documents nécessaires.

• Gérer le courrier entrants et sortants (papier, e-mail, téléphone, fax)

• Gérer l’agenda du chef de service SICAD - Gérer les dossiers administratifs de la direction et poursuivre le classement

• Rechercher et récolter des informations et pouvoir les fournir à la demande

• Etre responsable de l’accueil des partenaires internes et externes

En tant que planificateur

Coordonner l’exécution de tâches, d’activités, de procédures techniques afin d’assurer le déroulement pratique des activités.

• Composer des dossiers de documentation divers
• Planifier et organiser pratiquement diverses réunions, demander les points à mettre à l’agenda, rédiger le rapport et suivre l’exécution des points d’action

En tant que personne de contact

Répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d’une réponse à leur demande.

• Répondre aux questions écrites et orales et transmettre vers le bon service
• Etre responsable du flux d’information de et vers les membres du service et apporter son aide en vue de résoudre les problèmes

En tant que gestionnaire de données

Consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l’organisation des informations structurées.

• Ordonner et ranger selon les procédures et/ou les règles en vigueur des dossiers, documents et autres informations pertinentes
• Ordonner des données et les lier aux catégories des fichiers informatiques ou de la banque de données
• Tenir à jour la banque de données par l’introduction de nouvelles données ou de données modifiées en temps utile
• Aider les utilisateurs dans leurs recherches

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