Coordonnateur(rice) des affaires étudiantes

at  McGill University

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Sommaire du poste :
Sous la direction du supérieur immédiat, assurer un soutien administratif au service des affaires étudiantes. Fournir des renseignements détaillés sur les politiques et le règlement de l’université. Vérifier, traiter et approuver les documents ayant trait aux admissions, aux inscriptions, à la remise des diplômes et à la présentation des notes. Coordonner les activités relatives aux admissions, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Fournir des rensignements et résoudre des problèmes relatifs à leur dossier. Produire des documents et coordonner leur distribution.

Principales responsabilités :

• Obtenir des renseignements et les transmettre aux étudiants en guise d’explication. Contribuer à l’organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d’admission et d’inscription aux sessions. Assurer le suivi. Remplir et approuver des formulaires relatifs aux changements apportés aux cours ou aux programmes, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires et aux programmes de résidence et de stages.
• Aider les conseillers pédagogiques concernant des questions comme les équivalences, la reconnaissance des cours des autres établissements, le transfert des crédits et la situation probatoire. Établir et vérifier des dossiers. Coordonner les entrevues des étudiants et en établir le calendrier.
• Informer les étudiants au sujet de leur dossier. Résoudre des problèmes. Veiller au respect des règlements de l’Université et des échéances. Selon les besoins de l’unité, déterminer la rotation des résidences et les autres calendriers des activités étudiantes en contactant les responsables afin de coordonner et de vérifier les placements.
• Coordonner le processus de demande de récompenses et de bourses d’études et de recherche. Distribuer les formulaires de demande et fournir des renseignements sur les marches à suivre et les échéances. Vérifier si les dossiers des étudiants sont complets et, au besoin, assurer la liaison avec le processus des admissions.
• Assurer la liaison avec les étudiants, le personnel enseignant, les départements, les facultés, les services, les écoles secondaires, les cégeps, les centres de formation et les dirigeants de l’Université et des gouvernements. Fournir des explications relatives au règlement universitaire, aux dossiers des étudiants, aux programmes et aux calendriers.
• Organiser des activités déterminées articulées autour de la rentrée, des demandes de prêt, de l’évaluation des cours et de la résidence ainsi que de l’horaire et de la surveillance des examens. Préparer des horaires et prévoir les réservations de salles pour l’unité. Préparer les examens pour l’unité, en établir le calendrier et faire les réservations nécessaires.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.
Autres compétences et/ou aptitudes :
Expérience avérée dans la transmission et la réception claires et précises d’informations. Expérience démontrée en pensée critique et résolution de problèmes ; doit être capable de prioriser plusieurs demandes, y compris la capacité de mener une évaluation complète des enjeux pour déterminer les priorités. Flexibilité prouvée pour s’adapter à des délais serrés, des changements fréquents et des exigences élevées. Doit être capable de démontrer un haut niveau de professionnalisme et de discrétion en tout temps. Grande attention aux détails et capacité démontrée à relire et à éditer la correspondance et d’autres documents en utilisant une orthographe, une grammaire et une ponctuation appropriées. Capacité démontrée à effectuer des recherches et à préparer des notes d’information. Capacité à prendre des minutes de réunion précises et à faire le suivi des points d’action. Capacité démontrée à organiser des événements. Capacité prouvée à travailler de manière autonome et en équipe. Capacité à établir des relations de travail constructives et efficaces avec le personnel de tous niveaux. Capacité à travailler dans un environnement PC en utilisant des bases de données spécialisées, des logiciels de traitement de texte, des tableurs, des logiciels de présentation, des courriels et des outils de visioconférence (Zoom, MS Teams). La connaissance des affaires étudiantes de premier cycle est un atout. Parfaitement bilingue en anglais et en français (écrit et oral).
L’université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à un niveau #4 sur une échelle de 0 à 4.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Student Affairs Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2024-06-25
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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