Executive Assistant (m/w/d) mit Fokus auf Finanz- und Personalmanagement

at  Otti Personalmanagement KG

Unser Mandant, ein internationales Unternehmen im 7. Bezirk, sucht einen motivierten Executive Assistant (m/w/d) mit Fokus auf Finanz- und Personalmanagement. Wenn Du nach einer spannenden Herausforderung in einem globalen Umfeld suchst und Deine berufliche Entwicklung vorantreiben möchtest, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen. Gestalte die Zukunft eines führenden Unternehmens mit und bringe Deine Fähigkeiten und Leidenschaft in eine innovative Arbeitsumgebung ein

Aufgabenbereich

• Du unterstützt die Geschäftsführung in organisatorischen Belangen, koordinierst Termine und Geschäftsreisen
• Als zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder behältst Du stets den Überblick
• Die Erstellung von Dokumenten für Meetings, Verträge und Präsentationen liegt in Deinen Händen
• Als Hauptverantwortlicher für das Office-Management sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf
• Eigenständige Korrespondenz mit Behörden ist für Dich eine Selbstverständlichkeit
• Mitarbeiterdatenmanagement und Beantwortung von Mitarbeiteranfragen gehören zu Deinem täglichen Geschäft
• Du begleitest den On- und Offboarding-Prozess von Mitarbeitern
• Monatliche Berichterstattung und Vorbereitung der Lohnbuchhaltung sind Teil Deiner Verantwortung
• Die Erstellung von HR-bezogenen Dokumenten rundet Dein vielseitiges Aufgabenspektrum ab

Gewünschte Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene höhere kaufmännische Ausbildung
• Praxiserfahrung in Assistenz, Finanzen oder HR
• Exzellente Kenntnisse in Microsoft Office 365 (insbesondere Word, Excel und PowerPoint)
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Englisch als Unternehmenssprache)
• Idealerweise Erfahrung mit Buchhaltungssoftware, vorzugsweise BMD
• Starke analytische Fähigkeiten, Detailgenauigkeit und hohe Selbstmotivation

Job Perspektive

• Optimale Erreichbarkeit: Der Standort ist öffentlich gut angebunden, um eine stressfreie Anreise und flexible Mobilität zu gewährleisten
• Flexible Arbeitszeiten und Home Office: Diese Position bietet flexible Arbeitszeiten und die Option, teilweise im Home Office zu arbeiten, um eine optimale Work-Life-Balance zu ermöglichen
• Per Du-Kultur: Hier wird auf Du-Ebene kommuniziert, um eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre zu fördern
• Flache Hierarchien: Die Meinung jedes Einzelnen zählt! Es gibt kurze Entscheidungswege und Raum für innovative Ideen, damit aktiv zum Erfolg des Unternehmens beigetragen werden kann
• Junges, dynamisches Unternehmen: Tauche in eine Umgebung voller frischer Ideen, Energie und Dynamik
• Vielfalt (Diversity): Unterschiedliche Perspektiven bereichern das Unternehmen und tragen zu einem inspirierenden Arbeitsumfeld bei

Aufgabenbereich

• Du unterstützt die Geschäftsführung in organisatorischen Belangen, koordinierst Termine und Geschäftsreisen
• Als zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder behältst Du stets den Überblick
• Die Erstellung von Dokumenten für Meetings, Verträge und Präsentationen liegt in Deinen Händen
• Als Hauptverantwortlicher für das Office-Management sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf
• Eigenständige Korrespondenz mit Behörden ist für Dich eine Selbstverständlichkeit
• Mitarbeiterdatenmanagement und Beantwortung von Mitarbeiteranfragen gehören zu Deinem täglichen Geschäft
• Du begleitest den On- und Offboarding-Prozess von Mitarbeitern
• Monatliche Berichterstattung und Vorbereitung der Lohnbuchhaltung sind Teil Deiner Verantwortung
• Die Erstellung von HR-bezogenen Dokumenten rundet Dein vielseitiges Aufgabenspektrum ab

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