Head of Office Operations, GA Germany (m/w/d)

at  Rothschild Co

About Us
Rothschild & Co is a leading global financial services group with seven generations of family control and a history of over 200 years at the centre of the world’s financial markets.
Our expertise, intellectual capital and global network enable us to provide a distinct perspective that makes a meaningful difference to our clients, communities and planet.
We have 4,200 talented specialists on the ground in over 40 countries around the world, enabling us to deliver a unique global perspective across four market-leading business divisions – Global Advisory, Wealth Management, Asset Management and Five Arrows.
As a family-controlled business built on relationships, we place a huge emphasis on our people and finding the right colleagues to take our business forward.
Rothschild & Co is committed to an inclusive and supportive environment where diversity and different perspectives are valued. We are focused on the attraction and recruitment, development and retention and progression of high calibre talent to ensure we and our clients benefit from the value of difference.
Overview of Role
Für unser Global Advisory Team mit über 120 Mitarbeiter:innen in Frankfurt am Main suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Head of Office Operations, GA Germany (m/w/d).
Mit über 80 Bankern gehört Rothschild & Co zu einem der größten Financial Advisory Teams in Deutschland. Dabei liegt die Spezialisierung von Rothschild & Co Global Advisory auf der Beratung bei Unternehmensfusionen und -übernahmen, wie auch bei Börsengängen sowie bei der Entwicklung und Umsetzung innovativer Finanzierungskonzepte und bei Restrukturierungssituationen.

Responsibilities

• Unterstützung und intensive Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung / des Executive Committees
• Sie berichten an die Geschäftsführung
• Strategische Koordination der Zusammenarbeit mit Rothschild & Co Wealth Management Deutschland
• Projektmanagement sowie Ansprechpartner/in für globale Initiativen und Anfragen der R&Co Gruppe aus den Standorten London und Paris sowie bei internen Audits
• Gebäudemanagement in enger Kooperation mit unserem Vermieter, einschließlich Überprüfung und Optimierung der Nebenkostenabrechnungen und der Instandhaltung unserer Büroräumlichkeiten
• Standort-Planung, einschließlich eingehender Prüfung der Office-Location mit sämtlichen Optionen – sei es die Vertragsverlängerung oder das Erschließen alternativer, lokaler Standorte – in strategischer Zusammenarbeit mit externen Beratern
• Ansprechpartner/in für unsere PR-Agentur in enger Abstimmung mit dem R&Co Kommunikationsteam in London
• Verantwortung für das Environmental Reporting
• Mitglied des globalen R&Co Group Environmental & Health Teams
• Ansprechpartner/in bei der Auswahl und Beauftragung von Lieferanten und Dienstleistern, inklusive Preisverhandlungen und Due Diligence vor der Mandatierung
• Verantwortung für das Travel Management in Kooperation mit unserem externen Dienstleister
• Versicherungen lokal und auf der Ebene der R&Co Gruppe
• Verantwortung für die Umsetzung und Weiterentwicklung der Firmenwagen-Policy
• Verantwortung für die Gewährleistung der Sicherheit unserer Büroinfrastruktur, der Geschäftskontinuität und des Krisenmanagement-Teams, inklusive regelmäßiger Aktualisierungen und interne wie externe Koordination mit unserem Dienstleister für arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Betreuung
• Gezielte Steuerung der IT-Belange, inklusive Genehmigungsverfahren, Bestellungen und ggf. Eskalationen nach London und / oder Paris
• Prüfung und Genehmigung eingehender Rechnungen in enger Kooperation mit dem CFO
• Enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen Finance, Legal & Compliance, IT und HR
• Personalverantwortung für Personal Assistants, Reception, Head of IT, Head of Presentation Unit

Education and Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (MSc von Vorteil), vorzugsweise in Betriebswirtschaft oder Wirtschaftswissenschaften
• 5-10 Jahre Erfahrung, idealerweise in der Finanzbranche
• Nachweisbare Expertise in der Rolle im Bereich Operations, im Office Management oder einer vergleichbaren Position
• Verhandlungssichere Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch
• Souveräner Umgang mit den MS Office-Anwendungen

Experience, Skills and Competencies Required

• Ausgezeichnete kommunikative Fertigkeiten, die eine wirkungsvolle Interaktion mit anspruchsvollen Gesprächspartnern und Führungskräften aus diversen Ländern und Abteilungen ermöglichen - sowohl im Einzelkontakt als auch im Teamkontext
• Kompetenz in strategischer Planung und Geschäftsentwicklung
• Fähigkeit, komplexe Herausforderungen zu erfassen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ein Team lösungsorientiert zu leiten
• Führungs- und Organisationskompetenz
• Vertrautheit mit internationalen Geschäftspraktiken und interkulturelle Sensibilität
• Analytisches Denken und datenbasierte Entscheidungsfindung
• Integrität und Vertrauenswürdigkeit in allen Unternehmensbelangen, besonders bei der Verwaltung von Ressourcen und Budgets
• Aufbau von nachhaltigen Beziehungen zu strategischen Partnern, Lieferanten und Dienstleistern
• Ein tiefes Verständnis für Compliance-Anforderungen und regulatorische Standards
• Bewährte Fähigkeiten im Risikomanagement, um potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen
• Kommerzielles Verständnis verbunden mit ausgeprägten Verhandlungskompetenzen
• Innovationsfähigkeit und Neugierde, um kontinuierlich nach Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und Effizienzsteigerung zu suchen
• Erfahrung in der Förderung einer Unternehmenskultur, die Innovation, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung fördert

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen über unser Karriereportal (Motivationsschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.
Rothschild & Co Deutschland GmbH
Börsenstraße 2-4
60313 Frankfurt am Main
Role Profile (D

• Unterstützung und intensive Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung / des Executive Committees
• Sie berichten an die Geschäftsführung
• Strategische Koordination der Zusammenarbeit mit Rothschild & Co Wealth Management Deutschland
• Projektmanagement sowie Ansprechpartner/in für globale Initiativen und Anfragen der R&Co Gruppe aus den Standorten London und Paris sowie bei internen Audits
• Gebäudemanagement in enger Kooperation mit unserem Vermieter, einschließlich Überprüfung und Optimierung der Nebenkostenabrechnungen und der Instandhaltung unserer Büroräumlichkeiten
• Standort-Planung, einschließlich eingehender Prüfung der Office-Location mit sämtlichen Optionen – sei es die Vertragsverlängerung oder das Erschließen alternativer, lokaler Standorte – in strategischer Zusammenarbeit mit externen Beratern
• Ansprechpartner/in für unsere PR-Agentur in enger Abstimmung mit dem R&Co Kommunikationsteam in London
• Verantwortung für das Environmental Reporting
• Mitglied des globalen R&Co Group Environmental & Health Teams
• Ansprechpartner/in bei der Auswahl und Beauftragung von Lieferanten und Dienstleistern, inklusive Preisverhandlungen und Due Diligence vor der Mandatierung
• Verantwortung für das Travel Management in Kooperation mit unserem externen Dienstleister
• Versicherungen lokal und auf der Ebene der R&Co Gruppe
• Verantwortung für die Umsetzung und Weiterentwicklung der Firmenwagen-Policy
• Verantwortung für die Gewährleistung der Sicherheit unserer Büroinfrastruktur, der Geschäftskontinuität und des Krisenmanagement-Teams, inklusive regelmäßiger Aktualisierungen und interne wie externe Koordination mit unserem Dienstleister für arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Betreuung
• Gezielte Steuerung der IT-Belange, inklusive Genehmigungsverfahren, Bestellungen und ggf. Eskalationen nach London und / oder Paris
• Prüfung und Genehmigung eingehender Rechnungen in enger Kooperation mit dem CFO
• Enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen Finance, Legal & Compliance, IT und HR
• Personalverantwortung für Personal Assistants, Reception, Head of IT, Head of Presentation Uni