Management assistant - office manager

at  Koen Vermeulen Marijke Mellaerts Valerie Maussen Geassocieerde Notarissen

JE ROL

In deze rol van management assistant zal je de dossierbeheerders en de notarissen ondersteunen bij de administratieve en organisatorische aspecten van hun functie:

• Je start alle dossiers op (zowel fysiek als in de dossiersoftware) en bevestigt ontvangst ervan aan de cliënten.
• je bent verantwoordelijk voor de juridische opzoekingen zoals bodemattesten, stedenbouwkundige uittreksels, hypothecaire getuigschriften, etc.
• Je beheert de agenda’s van de notaris(sen).
• Je volgt de centrale mailbox op van het kantoor.
• Je organiseert de teamvergaderingen : agenda en verslag.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de vastgoedmakelaars.
• Je bent verantwoordelijk voor het onthaal van de cliënten bij afwezigheid van onze onthaalbediende.

Zodra je volledig operationeel bent, zal je de kans krijgen om je kennis en vaardigheden uit te breiden over bv. :

• de systemen en tools die gebruikt worden op kantoor;
• de administratieve aspecten van het personeelsbeheer;
• de voorbereiding van zorgvolmachten, kredietakten en courante verkoopakten.

Please refer the Job description for details