Management assistent

at  Wageningen University Research

BEN JIJ EEN ERVAREN MANAGEMENTASSISTENT MET STERKE ORGANISATORISCHE VAARDIGHEDEN DIE GRAAG WERK UIT HANDEN NEEMT VAN JE COLLEGA’S? WIL JIJ WERKEN IN EEN DYNAMISCHE, COLLEGIALE EN PRETTIGE WERKOMGEVING? ALS JIJ JE HIERIN HERKENT, DAN ZIJN WIJ OP ZOEK NAAR JOU!

Voor de sectie Space, Place and Society (SPS) zoeken wij met ingang van 1 juli 2024 een enthousiaste, ervaren en deskundige senior Management assistent (0.5 Fte).

Je werkzaamheden bestaan voornamelijk uit:

• ondersteuning van de SDC leerstoelgroep (o.a. mailboxbeheer);
• werkzaamheden t.b.v. de onderwijsadministratie (o.a. cijferregistratie, contact met studenten);
• organiseren van student seminars t.b.v. de Bachelor- en Masterpresentaties;
• plaatsen van bestellingen voor materialen en diensten;
• checken en goedkeuren van facturen;
• boeken van hotelovernachtingen en reizen;
• beheren van diverse mailboxen en het zelfstandig reageren op berichten;
• archivering;
• registreren van publicaties en opmaken publicatielijsten;
• incidenteel organiseren van bijeenkomsten en congressen;
• organiseren en notuleren van vergaderingen, zowel in het Engels als in het Nederlands.

Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor een vlotte administratie. Je bent het aanspreekpunt voor de staf en studenten.

Als het gaat om arbeidsvoorwaarden zit je goed bij Wageningen University & Research. Een aantal highlights uit onze CAO zijn bijvoorbeeld:

• sabbatical leave, studieverlof en deels betaald ouderschapverlof;
• werktijden die in overleg kunnen worden vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is;
• de mogelijkheid om door meer te werken, extra vakantie / compensatie uren op te bouwen;
• er is veel aandacht voor vitaliteit en je kan, tegen een aantrekkelijk tarief, gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten;
• een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%;
• uitstekende pensioenregeling via het ABP.

Bij deze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden hoort natuurlijk ook een passend salaris. Wij bieden afhankelijk van je ervaring, een marktconform salaris van minimaal € 2618 tot maximaal € 3298 bij een volledige werkweek van 38 uur conform CAO Nederlandse Universiteiten (schaal 6). Dit betreft een functie voor 0.5 fte.
In eerste instantie bieden wij een jaar contract. Wij hebben de intentie om bij goed functioneren de arbeidsovereenkomst om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.
Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een intern recruitment beleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving, wij bieden uitstekende opleidingsmogelijkheden. Je krijgt bij ons een veelzijdige baan in een internationale omgeving met een plezierige en open werksfeer.
Je gaat werken op de groenste en meest innovatieve campus van Nederland, en op een universiteit die voor de 19e achtereenvolgende keer is gekozen tot de “beste universiteit” van Nederland. De missie van Wageningen University & Research is ‘To explore the potential of nature to improve the quality of life’. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving. Met ongeveer 30 vestigingen, 7.600 medewerkers (6.700 fte) en 13.100 studenten en ruim 150.000 Leven Lang Leren-deelnemers behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak.
Deze punten geven onze medewerkers aan als goede redenen om te komen werken bij WUR: lees de 6 redenen om te komen werken bij WUR
Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel.

Naast het aankunnen van de bovenstaande taken, vragen we ook dat je:

• je hebt een ruime ervaring als Management/Office-assistent;
• je hebt als opleiding MBO-secretarieel of HAVO met afgeronde aanvullende Management/Office-assistent opleiding;
• je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels;
• je hebt een klantgericht instelling, bent accuraat en hebt oog voor detail;
• je gaat pro actief te werk, hebt een goed organisatorisch vermogen en weet prioriteiten te stellen;
• het werken in een hectische omgeving met een soms hoge werkdruk en snelle schakeling, gaat je gemakkelijk af;
• je hebt affiniteit met een academische werkomgeving.

In onze internationale werkomgeving wordt er steeds meer in het Engels gecommuniceerd. Voor deze functie is het vereiste taalniveau B1.
De ontwikkelingen op ICT gebied volgen elkaar in rap tempo op en gezien het aantal interne systemen waar wij mee werken, is het belangrijk dat je nieuwe software snel eigen maakt en trainingen niet uit de weg gaat.
Je ziet dat er genoeg uitdagingen voor je liggen. Deze uitdagingen kunnen ook gezien worden als ontwikkelingskansen. Dus ook als je nog niet de track-record hebt die in de vacature wordt gevraagd, maar wel gedegen werkervaring hebt, nodigen we je graag uit om te solliciteren.

Please refer the Job description for details