Motiveret, struktureret og alsidig sekretær

at  Aarhus Universitet

Erhverv og Innovation (EogI) på Aarhus Universitet arbejder for at realisere universitetets delstrategi for erhvervssamarbejde og innovation – og det lykkes vi så godt med, at vi nu søger en sekretær til en nyoprettet stilling.
Som sekretær vil du få en bred kontaktflade i og uden for afdelingen og berøring med mange forskellige og tværgående sekretariatsopgaver – bl.a. som ansvarlig for indkøb og onboarding af nye medarbejdere, tovholder og kontaktperson på en række administrative systemer samt faglig backup for kollegaer, som arbejder med ledelsesbetjening, økonomi og HR.
Stillingen er placeret i Sekretariatet og tiltrædelse er snarest muligt og senest den 1. august 2024. Ansøgerne forventes at have en kontoruddannelse inden for f.eks. administration og sekretariatsbetjening og gerne et par års dokumenteret erfaring fra en lignende stilling.
Erhverv og Innovation

Er spydspids for Aarhus Universitets erhvervssatsning, der skal give værdi til samfundet i form af

• Mere viden til det private erhvervsliv, kommuner, organisationer m.fl.
• Brobygning mellem studerende og forskere i forhold til private og offentlige organisationer
• Fokus på entreprenørskab på hele universitetet og flere startups og spinouts fra universitetet.

Afdelingen består af henholdsvis Erhverv og The Kitchen, som i dag er fordelt på Nordre Ringgade 1 og Universitetsbyen 14. I løbet af 2025 flytter hele afdelingen sammen i nye og større lokaler i den nordlige ende af Universitetsbyen.
Stillingen
Sekretariatet består aktuelt af 11 erfarne og engagerede kollegaer samt et antal studentermedhjælpere, der arbejder på tværs af EogI med ledelses- og udvalgsbetjening, strategiudvikling, større strategiske indsatser, økonomi, funding, HR og CRM-system til eksterne kontakter.
Vi søger en ny kollega, som motiveres af varierende opgaver, og som har lyst til at lære nyt og blive en del af et hold, hvor vi hjælper hinanden ved travlhed og i ferieperioder osv. Desuden skal du bidrage til at skabe og opretholde struktur på opgaver og processer samt kunne arbejde selvstændigt og tage initiativ til at pege på den gode løsning i dialog med ledelsen.

Opgaverne vil blandt andet være

• Indkøbsansvarlig og onboarding af nye medarbejdere i Erhverv
• Kontaktperson på de nuværende lokaler på Nordre Ringgade 1 samt indgå i arbejdet med at forberede afdelingens forestående flytning til nye lokaler i Universitetsbyen
• Bestilling og afregning af tjenesterejser for ledelsen
• Faglig backup for kollegaer som arbejder med ledelsesbetjening, økonomi og HR
• Kontaktperson på de administrative systemer: IndFak, RejsUd og Kreditkort
• Tovholder på journaliseringssystemet WorkZone samt administrator på Sharepoint i Microsoft 365
• Ajourføre oversigt over afdelingens udpegninger til forskellige bestyrelser mv. på erhvervsområdet
• Bestilling af transport, ophold, merchandise mv. i forbindelse med EogI’s deltagelse på Folkemødet.

Vi tilbyder
En spændende og varierende stilling i en afdeling i rivende udvikling og med gode muligheder for at udvikle faglige og personlige kompetencer, og hvor vi løser meningsfyldte og udfordrende opgaver i et professionelt og engageret arbejdsfællesskab med en uformel omgangstone.
Den daglige reference er sekretariatslederen, men du skal varetage dine opgaver i tæt samspil med ledelsen og kollegaerne i Sekretariatet og resten af afdelingen. I det daglige arbejde vil du også skulle samarbejde med kollegaer på andre dele af universitetet samt kontaktpersoner uden for organisationen.
Dertil kommer en central placering på et af landets førende universiteter, stor frihed i hverdagen samt gode løn- og ansættelsesvilkår.

Vi ser frem til ansøgere, der

• Har en relevant kontoruddannelse med fokus på f.eks. administration og sekretariatsbetjening og gerne et par års dokumenteret erfaring fra en lignende stilling på et universitet eller en anden større organisation
• Har kendskab til og interesse for universitetssektoren
• Har flair og interesse for ledelsesbetjening, økonomi og HR
• Kan demonstrere skarp og præcis kommunikation både mundtligt og skriftligt og på dansk og engelsk
• Kan arbejde struktureret, selvstændigt og levere til tiden
• Har erfaring med Word og Excel samt kendskab til/lyst til at lære administrative systemer som WorkZone, IndFak og RejsUd
• Kan samarbejde med interne og eksterne interessenter og være i god dialog med disse
• Er lydhør, pragmatisk indstillet, serviceminded og ikke mindst energisk og humørfuld.

Løn- og ansættelsesvilkår
Stillingen er en fast fuldtidsstilling med ansættelse i henhold til Skatteministeriets overenskomst med HK/STAT eller KS.
Ved spørgsmål til stillingen kan konst. sekretariatsleder Kim Niemann kontaktes på mail kim.niemann@au.dk eller mobil 9352 2955.
Arbejdsstedet er Aarhus Universitet, Erhverv og Innovation, Nordre Ringgade 1, 8000 Aarhus C.
Ansættelsesprocessen
Alle ansøgninger skal være lavet online og modtaget senest den 29. maj 2024.
Første samtalerunde finder sted den 4. juni 2024 og anden samtalerunde 12. juni 2024. Ansøgere, der går videre til anden samtale, skal være indstillet på at skulle arbejde med en case.
Tiltrædelse: Snarest muligt og senest den 1. august 2024.
Du kan læse mere om afdelingen på Erhverv og Innovation (au.dk)
Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.
Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside

Please refer the Job description for details