Office Manager / Executive Assistant (m/w/d) @Atelier Gardens

at  DONEBerlin

Wir sind DONE!Berlin, ein internationales Beratungsunternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, schnell wachsende Unternehmen jeder Größe dabei zu unterstützen, sich in der sich ständig verändernden Arbeitswelt zurechtzufinden. Unter anderem helfen wir unseren Kunden, die besten Talente für ihr Unternehmen zu gewinnen.
Unser Kunde Atelier Gardens ist ein neuer Campus für Wandel, der auf dem Gelände des 100 Jahre alten Filmstudios BUFA errichtet wurde. Ihr Ziel ist es, die Transformation hin zu einer regenerativen Gesellschaft zu fördern. Das erreichen sie, indem sie Akteure des tiefgreifenden Wandels zusammenbringen. Der Campus umfasst Studio- und Büroräume, in denen sie ihre Community für positive Veränderungen willkommen heißen und unterstützen.
Als Office Manager*in / Executive Assistant berichtest du direkt an den Campusdirektor & General Manager und bist für den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebes verantwortlich, um die Produktivität zu steigern und ein Zugehörigkeitsgefühl im Team von Atelier Gardens zu fördern. Die Rolle ist in Vollzeit und on-site angesetzt.

Aufgaben

• Du verantwortet und verwaltest den Büroalltag, kümmerst dich um die Bestellung von Büromaterialien und -ausrüstung und bereitest Meetingräume vor und führst Protokoll
• Du verantwortet dein eigenes Budget und erstellst regelmäßige Reports
• Du entwickelst Policies und inklusive Standards und verantwortet deren Implementierung
• Du bist erste*r Ansprechpartner*in für Besucher*innen und das interne Team und koordinierst alle externen Dienstleister*innen
• Du unterstützt das Management bei der Planung und Durchführung von Inhouse- und externen Events zur Förderung von Vielfalt, Inklusion, Achtsamkeit, Wohlbefinden, Produktivität und Engagement
• Du onboardest neue Teammitglieder und schaffst von Anfang an eine Kultur des Zugehörigkeitsgefühls
• Du förderst Lern- und Entwicklungsinitiativen im Team und unterstützt das Team in Sachen Motivation, Zufriedenheit und Effektivität
• Du unterstützt den General Manager und kümmerst dich um seine Terminplanung und Reisebuchungen

Qualifikation

• Erfahrung als Büroleiter*in, Front-Office-Manager*in oder Executive Assistant
• Organisations- und Kommunikationstalent
• Hervorragendes Zeitmanagement und Multitasking-Fähigkeiten
• Die Fähigkeit, Aufgaben in einem schnelllebigen Umfeld zu priorisieren
• Aufmerksamkeit für Details und Problemlösungskompetenz
• Verständnis dafür, was einen guten Büroablauf ausmacht und die Fähigkeit, Challenges zu erkennen und Prozesse zu optimieren
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere MS Excel und MS Outlook)
• Hervorragende Deutschkenntnisse in Sprache und Schrift, gute Englischkenntnisse von Vorteil

Benefits

• Die Möglichkeit, unseren Campus in Berlin mit unserer Impact-Community zu gestalten
• Ein einzigartiges Netzwerk von lokalen und internationalen Change-Maker*innen
• Kostenloses Mittagessen in unserer Zero-Waste-Kantine
• Kostenlose Parkmöglichkeiten
• Subventionierte Fahrräder (Job-Rad), ab 2024
• Private betriebliche Altersvorsorge, ab 2024 verfügbar
• Regelmäßige Teamevents und Angebote zur Gemeinschafts Gesundheit
• Personalisierte Lern- und Entwicklungsprogramme

Wir freuen uns auf deine Bewerbung

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