Project assistent / Secretaresse Sociaal Domein

at  Gemeente Leeuwarden

Jij bent een representatief en verantwoordelijk type met uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als in woord). Je vindt het leuk om snel en veel te schakelen, hebt talent op het gebied van plannen & organiseren, hebt ervaring met notuleren en bent proactief en nauwkeurig. Je kunt goed overweg met verschillende geautomatiseerde systemen (o.a. Outlook, Word, Teams en Excel).
Wij vragen iemand met een secretariële en/of administratieve opleiding op mbo+ niveau en werkervaring op het gebied van (project)ondersteuning en secretariële taken. Wij bieden een uitdagende, afwisselende en verantwoordelijke baan met een enthousiast team van collega’s en zijn op zoek naar een nieuwe collega, met een beschikbaarheid van 28-36 uur per week.
De werkdagen zijn in overleg af te stemmen, waarbij we je wel vragen dat dinsdag en woensdag een vaste werkdag wordt.
Je krijgt eerst een halfjaar contract, met de intentie tot een vaste aanstelling.
Wij bieden een salaris van maximaal € 3.784,- (functieschaal 7, Salaristabel 1-1-2024 CAO Gemeente) bruto per maand bij een 36-urige werkweek.
Een extra aantrekkelijke voorwaarde is het gebruik kunnen maken van 17,05% Individueel Keuzebudget (IKB) boven op het bruto jaarsalaris. Naast een goed salaris biedt de gemeente Leeuwarden meer aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij aan flexibele werktijden, een laptop, mobiele telefoon, gunstig pensioenfonds, kortingen op diverse verzekeringen en korting op jouw fitnessabonnement. Daarnaast investeren we in jouw persoonlijke ontwikkeling, we horen graag hoe jij dit ziet. Je ideeën en initiatieven worden op prijs gesteld en je krijgt ruimte en vertrouwen om deze vorm te geven. Draag jij met je secretariële, organisatorische en administratieve kwaliteiten graag bij aan een krachtige inclusieve (lokale) samenleving, waarin iedereen meetelt en meedoet? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als project assistent & secretaresse ben je de spin in ’t web van de sectoren van het Sociaal Domein. Je draagt bij aan het efficiënt functioneren van het Sociaal Domein door het uitvoeren van secretariaatswerkzaamheden en logistieke zaken ten behoeve van het domein en diverse projecten. Je bent samen met je teamgenoten verantwoordelijk voor onderstaande werkzaamheden.

• Verzorgen vergaderingen
• Notuleren bij vergaderingen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn;
• Notuleren bij interne vergaderingen met een spoedeisend karakter;
• Reserveren van interne of externe vergaderruimtes met daarbij indien gewenst faciliteiten;
• Opstellen van agenda’s en uitnodigingen i.o.m. de voorzitter, verzamelen van bijbehorende stukken en delen met de deelnemers van de betreffende vergadering;
• Bewaken van actielijsten;
• Frontdienst
• Afhandelen van binnenkomende verzoeken via de algemene mailbox Secretariaat Sociaal Domein;
• Afhandelen van de Interne Postbus en fysieke poststukken van het Sociaal Domein;
• Telefoonbeheer van het Sociaal Domein.
• Afhandelen van facilitaire verzoeken, zoals het versturen van bloemen, cadeaubonnen etc.
• Agendabeheer
• Afspraken inplannen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn;
• Interne afspraken inplannen indien het gaat om complexe agenda’s.
• Bijdragen aan het agendabeheer van managers en teamleiders;
• Ondersteunen van en bijdragen aan Projecten binnen Sociaal Domein
• Verlenen van (secretariële en administratieve) ondersteuning bij projecten;
• Bewaken van voortgang, actielijsten, deadlines e.d.;
• Organiseren van bijeenkomsten, conferenties, congressen en trainingen;
• Beheren van de mailbox van projecten, verzorgen van correspondentie i.o.m. de projectleider.

Leeuwarden is een prachtige, dynamische en bruisende stad waar het goed wonen, werken en recreëren is. We hebben een prachtig historisch centrum en vele fraaie dorpen. De gemeente Leeuwarden is een Global goals gemeente en heeft de doelstelling om samen te zorgen we voor een gezondere, rechtvaardiger en duurzamere wereld. We zijn een energieke organisatie met een verscheidenheid aan boeiende en ambitieuze vraagstukken.
Je komt te werken binnen het Sociaal Domein van de gemeente Leeuwarden, in de sector Bedrijfsvoering en Advies.
Het secretariaat bestaande uit 7 leden zorgt er gezamenlijk voor dat de managers en medewerkers van het Sociaal Domein worden ondersteund. Als team helpen we elkaar als het moet en ook als het kan. Het team secretariaat werkt in een teamverband en uit één e-mail box. Wij hechten aan onze duidelijke onderlinge (vastgelegde) werkafspraken om onze dienstverlening zo goed en uniform mogelijk te kunnen leveren. Herken jij je in het gewenste profiel en wil je ons team komen versterken?
Reageer dan uiterlijk 20 juni 2024 op deze vacature. De eerste gesprekken staan gepland op donderdagochtend 27 juni.
Voor meer informatie over de vacature kan je contact opnemen met Eelkje Nicolai, Teamleider, telefoonnummer 06 5005 0468.
Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Annemarie van der Weerd, corporate recruiter, telefoonnummer 06-43365567.
De vacature staat tegelijkertijd intern en extern open. Bij gelijke geschiktheid hebben interne medewerkers van gemeente Leeuwarden een voorrangspositie.
Voor de gemeente Leeuwarden geldt gelijke kansen voor iedereen en een open organisatie waar medewerkers zich prettig en veilig voelen. We zijn ervan overtuigd dat we met deze veelvormige organisatie de belangen van onze inwoners en ondernemers het beste kunnen behartigen en bovendien voorbereid zijn op ontwikkelingen in de samenleving. We willen potentieel talent aantrekken en behouden en zoveel mogelijk een afspiegeling zijn van de inwoners van de gemeente Leeuwarden.
Bij ons tellen jouw kwaliteiten!
Wil je meer weten over hoe het werken bij de gemeente eraan toe gaat? Kijk dan eens op www.werkenbijleeuwarden.nl.
Om in dienst te kunnen treden bij de gemeente Leeuwarden is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist

Please refer the Job description for details